Zeiterfassung für Kleinbetriebe: das Wichtigste in Kürze
Ja: Laut BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) müssen auch Kleinbetriebe die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, unabhängig von der Unternehmensgröße. Nicht vorgeschrieben ist dagegen für sehr kleine Betriebe, wie genau sie das tun: Papier, Excel, eine Stechuhr oder eine App sind grundsätzlich alle zulässig, solange Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zuverlässig dokumentiert werden.
- Die Erfassungspflicht selbst gilt für alle Betriebe, unabhängig von der Mitarbeiterzahl.
- Eine geplante Gesetzesreform würde die elektronische Form zum Regelfall machen, Betriebe mit weniger als 10 Mitarbeitenden aber dauerhaft davon ausnehmen.
- Diese Reform ist, Stand 8. Oktober 2026, noch ein Entwurf und kein geltendes Recht.
- Für Kleinbetriebe gibt es drei realistische Wege: Papier/Excel, eine Stechuhr mit Chip oder Fingerabdruck, oder eine Software bzw. App.
Ist Zeiterfassung für Kleinbetriebe in Deutschland Pflicht?
Ja, und das gilt unabhängig von der Betriebsgröße: Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden (Beschluss, Az. 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber in Deutschland bereits heute gesetzlich verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen und zu nutzen. Das Gericht leitet diese Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) ab und legt die Vorschrift im Licht des EuGH-Urteils vom 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18, CCOO-Urteil) aus. Das System muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden abbilden, und zwar für alle im Betrieb Beschäftigten.
Diese bestehende Pflicht kennt keine Ausnahme für kleine Betriebe. Wer zehn, fünf oder auch nur zwei Mitarbeitende beschäftigt, muss die Arbeitszeit genauso erfassen wie ein Großunternehmen. Was das Gesetz bisher nicht vorschreibt, ist die konkrete Form der Erfassung.
Was gilt schon heute?
Schon heute gilt: Jeder Arbeitgeber muss ein Zeiterfassungssystem einführen und nutzen, unabhängig von der Betriebsgröße oder Branche. Das deutsche Arbeitszeitgesetz selbst wurde bislang nicht förmlich an das EuGH-Urteil angepasst, die Pflicht ergibt sich aber bereits aus der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts. In der Praxis bedeutet das: Papierlisten, eine Excel-Tabelle, eine Stechuhr oder eine Software erfüllen die Pflicht gleichermaßen, solange die Daten vollständig und nachvollziehbar sind.
Was ist erst geplant (Stand Oktober 2026)?
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales arbeitet seit Jahren an einer Reform des Arbeitszeitgesetzes, die die Erfassung konkreter regeln soll. Ein erster Referentenentwurf von Minister Hubertus Heil aus dem April 2023 scheiterte. Der Koalitionsvertrag von Union und SPD aus dem April 2025 griff das Thema erneut auf und kündigte eine unbürokratische Umsetzung mit angemessenen Übergangsregelungen für kleine und mittlere Unternehmen an. Im Juni 2026 legte Bundesarbeitsministerin Bärbel Bas einen neuen Referentenentwurf vor. Er sieht vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch und tagesaktuell dokumentiert werden müssen, und dass Betriebe mit weniger als zehn Beschäftigten dauerhaft von dieser elektronischen Form ausgenommen bleiben sollen, zusätzlich zu längeren Übergangsfristen.
Wichtig für Kleinbetriebe: Dieser Entwurf ist, Stand 8. Oktober 2026, weder vom Bundeskabinett beschlossen noch vom Bundestag verabschiedet. Er beschreibt eine mögliche künftige Erleichterung bei der Form der Erfassung, ändert aber nichts an der bereits heute geltenden Pflicht, die Arbeitszeit überhaupt zu erfassen. Wer sich aktuell auf die geplante Ausnahme von der elektronischen Form verlässt und deshalb gar nicht erfasst, verwechselt eine zukünftige Erleichterung mit der aktuellen Rechtslage.
Wann ist ein Unternehmen ein Kleinbetrieb?
Ein Kleinbetrieb hat nach § 23 Abs. 1 Kündigungsschutzgesetz (KSchG) in der Regel bis zu zehn Beschäftigte; für Arbeitsverhältnisse, die bereits bis zum 31. Dezember 2003 begonnen haben, liegt die Schwelle bei bis zu fünf Beschäftigten. Der Begriff stammt aus dem Kündigungsschutzrecht, nicht aus dem Steuerrecht, und wird im Zeiterfassungskontext oft nur umgangssprachlich verwendet. Teilzeitkräfte werden dabei nicht einfach als ganze Köpfe gezählt: Wer höchstens 20 Stunden pro Woche arbeitet, zählt mit dem Faktor 0,5, wer höchstens 30 Stunden arbeitet, mit dem Faktor 0,75. Ein Kleinbetrieb mit zum Beispiel acht Vollzeitkräften und vier Teilzeitkräften mit je 20 Stunden kann damit trotz zwölf Köpfen rechnerisch noch unter dem Schwellenwert liegen.
Davon zu unterscheiden ist die Kategorie "kleine und mittlere Unternehmen" (KMU): Nach der EU-Empfehlung 2003/361 zählt ein Unternehmen mit bis zu 249 Mitarbeitenden, einem Jahresumsatz von bis zu 50 Millionen Euro und einer Bilanzsumme von bis zu 43 Millionen Euro noch als KMU. Ein Kleinbetrieb ist also immer auch ein KMU, aber nicht jedes KMU ist ein Kleinbetrieb. Für die Zeiterfassungspflicht selbst spielt diese Unterscheidung aktuell keine Rolle, da die Pflicht für alle Betriebsgrößen gilt. Relevant wird sie erst für die geplante Ausnahme von der elektronischen Form im Referentenentwurf.
Papier, Stechuhr oder Software: die drei realistischen Wege zur Zeiterfassung
Für Kleinbetriebe gibt es im Kern drei Kategorien von Lösungen. Keine davon ist grundsätzlich falsch, aber jede passt zu einer anderen Ausgangslage.
| Lösung | Kosten | Aufwand bei der Einführung | Passt am besten zu |
|---|---|---|---|
| Papier / Excel | praktisch keine direkten Kosten | sehr gering, aber hoher laufender Aufwand bei Auswertung | Solo-Selbstständige und Betriebe mit 1-3 Mitarbeitenden ohne Schichtbetrieb |
| Stechuhr-Terminal (Chip, Fingerabdruck, RFID) | einmalige Anschaffungskosten für das Gerät, meist keine laufenden Abo-Kosten | mittel: Montage und einmalige Einrichtung, danach stabil | Betriebe mit festem Standort, Schichtbetrieb oder Wechsel des Personals an einem Ort (Werkstatt, Lager, Praxis) |
| Software / App | meist monatliches Abo, oft mit kostenlosem Einstiegsplan für wenige Nutzer | gering bis mittel: Einrichtung online, aber Einarbeitung des Teams nötig | Betriebe mit mobilen oder im Homeoffice arbeitenden Mitarbeitenden, mehreren Standorten oder Bedarf an Auswertungen/Lohnabrechnung |
Papier und Excel
Der Vorteil von Papierlisten oder einer Excel-Tabelle ist, dass sie ohne zusätzliche Kosten sofort einsatzbereit sind und keine Einarbeitung brauchen. Der Nachteil: Fehler beim Übertragen und Addieren passieren leicht, die Auswertung am Monatsende kostet Zeit, und Nachweise lassen sich im Streitfall schwerer lückenlos belegen als bei einer automatisch protokollierenden Lösung. Für sehr kleine Teams ohne Schichtplan kann diese Lösung trotzdem vollkommen ausreichen, solange konsequent und lückenlos dokumentiert wird.
Stechuhr-Terminals (Chip, Fingerabdruck, RFID)
Zeiterfassung mit Chip oder Fingerabdruck funktioniert über ein Stechuhr-Terminal, das Kommen und Gehen automatisch aufzeichnet: Mitarbeitende melden sich über einen Schlüsselanhänger (RFID-Token), eine Chipkarte oder einen Fingerabdruck-Scanner an- und ab. Der Vorteil: keine laufenden Abo-Kosten, hoher Manipulationsschutz, und die Mitarbeitenden müssen sich nicht an eine Software gewöhnen. Der Nachteil: Das Gerät ist an einen festen Standort gebunden und eignet sich kaum für mobile Teams oder Homeoffice. Die einmaligen Anschaffungskosten liegen meist deutlich unter den langfristigen Kosten eines Software-Abos, dafür fehlen Funktionen wie automatische Auswertungen oder eine Anbindung an die Lohnbuchhaltung, die viele Softwarelösungen mitbringen.
Software und Apps
Software-Lösungen und Apps erfassen die Arbeitszeit per Browser, Smartphone oder Terminal und bieten meist zusätzliche Funktionen wie Urlaubsverwaltung, Dienstplanung oder eine direkte Anbindung an die Lohnabrechnung. Das macht sie besonders für Betriebe mit mobilen Mitarbeitenden, Homeoffice-Anteil oder mehreren Standorten attraktiv. Der Nachteil ist meist ein laufendes Abo, das mit der Mitarbeiterzahl wächst. Zeiterfassung für Kleinbetriebe kostenlos ist trotzdem möglich: Viele Anbieter haben kostenlose Einstiegspläne für sehr kleine Teams, meist begrenzt auf wenige Nutzer oder Basisfunktionen. Eine Übersicht konkreter kostenloser Lösungen für Kleinbetriebe haben wir in einem eigenen Beitrag zusammengestellt: kostenlose Zeiterfassungs-Apps im Vergleich. Wer auch kostenpflichtige Anbieter mit größerem Funktionsumfang vergleichen möchte, findet eine ausführlichere Marktübersicht in unserem Beitrag Zeiterfassung Software: 12 Anbieter im Vergleich.
Zeiterfassungspflicht nach Branche: wer noch zusätzliche Vorgaben hat
Neben der allgemeinen Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzrecht gibt es eine zweite, unabhängig davon bestehende Pflicht, die gerade kleine Betriebe in bestimmten Branchen betrifft. Nach § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) in Verbindung mit § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz müssen Arbeitgeber in folgenden Wirtschaftsbereichen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentieren, unabhängig von der Betriebsgröße und unabhängig von der Höhe des gezahlten Lohns:
- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
- Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe (einschließlich plattformbasierter Lieferdienste)
- Schaustellergewerbe
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Fleischwirtschaft (mit Ausnahme des Fleischerhandwerks)
- Prostitutionsgewerbe
- Wach- und Sicherheitsgewerbe
- Friseur- und Kosmetikgewerbe
- Unternehmen, die am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligt sind
Die Aufzeichnungen müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages erstellt und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Verstöße können mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Ebenfalls gesondert erfasst werden müssen unabhängig von der Branche die Arbeitszeiten von Minijobbern, mit Ausnahme von Minijobs im Privathaushalt. Eine Befreiung von dieser branchenspezifischen Aufzeichnungspflicht gilt nach der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) nur für Beschäftigte, die seit mindestens zwölf Monaten nachweislich ein verstetigtes monatliches Bruttoentgelt von über 2.000 Euro erhalten.
Kleinbetriebe aus einer dieser Branchen oder mit Minijobbern im Team sollten also nicht davon ausgehen, dass eine künftige Kleinbetriebs-Ausnahme bei der elektronischen Form automatisch auch diese branchenspezifische Aufzeichnungspflicht betrifft. Beide Pflichten bestehen unabhängig voneinander.
Checkliste: Welche Lösung passt zu Ihrem Kleinbetrieb?
- Solo-selbstständig oder Familienbetrieb mit 1-3 Mitarbeitenden, fester Arbeitsort: Papier oder Excel reicht in der Regel aus, solange lückenlos dokumentiert wird. Ein Umstieg lohnt sich erst, wenn der Auswertungsaufwand am Monatsende spürbar wird.
- 4-10 Mitarbeitende an einem festen Standort, zum Beispiel Werkstatt, Praxis oder Einzelhandel: Ein Stechuhr-Terminal oder eine einfache App ohne laufende Kosten ist meist die wirtschaftlichste Lösung, besonders wenn kein Homeoffice-Anteil besteht.
- Team mit Homeoffice, mehreren Standorten oder häufigem Personalwechsel: Eine Software oder App mit mobiler Erfassung lohnt sich, da sie ortsunabhängig funktioniert und sich meist mit Urlaubsplanung und Lohnabrechnung verknüpfen lässt.
- Betrieb aus dem Bau-, Speditions- oder Logistikbereich oder mit Minijobbern: Unabhängig von der gewählten Lösung gilt hier zusätzlich die branchenspezifische Aufzeichnungspflicht aus dem Mindestlohngesetz. Die Erfassung sollte das von Anfang an mit abdecken.
Häufige Fragen zur Zeiterfassung in Kleinbetrieben
Welche Mitarbeiter müssen keine Zeiterfassung machen?
Eine pauschale, eindeutig geklärte Ausnahme gibt es nicht. Die vom Bundesarbeitsgericht bestätigte Pflicht bezieht sich grundsätzlich auf alle im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer im Sinne des § 5 Abs. 1 Satz 1 Betriebsverfassungsgesetz. Ob leitende Angestellte, die nach § 18 Abs. 1 Arbeitszeitgesetz ohnehin vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen sind, auch von dieser speziellen Erfassungspflicht ausgenommen sind, hat das Bundesarbeitsgericht in seiner Entscheidung ausdrücklich offengelassen. Teilweise wird in der juristischen Fachliteratur vertreten, dass auch die in § 18 Abs. 1 ArbZG genannten Gruppen, etwa Chefärzte oder Prokuristen mit echter Leitungsfunktion, entsprechend ausgenommen sein könnten. Eine höchstrichterlich bestätigte, generelle Ausnahme ist das bislang aber nicht. Für die weit überwiegende Mehrheit der Beschäftigten in einem Kleinbetrieb gilt die Pflicht uneingeschränkt. Die geplante Gesetzesreform würde ohnehin nur die Form der Erfassung für kleine Betriebe erleichtern, nicht die Erfassungspflicht selbst aufheben.
Muss die Arbeitszeit auch im Homeoffice erfasst werden?
Ja. Für die zugrunde liegende EuGH-Rechtsprechung spielt es keine Rolle, ob eine Tätigkeit im Büro oder im Homeoffice ausgeübt wird. Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen in beiden Fällen dokumentiert werden. In der Praxis eignet sich für Homeoffice-Anteile meist eine digitale Lösung besser als Papier, da sie ortsunabhängig funktioniert. Was Arbeitgeber beim Thema Homeoffice sonst noch beachten müssen, erklären wir in unserem Beitrag Remote arbeiten: Definition, Modelle und was Arbeitgeber dürfen.
Ist eine elektronische Zeiterfassung für Kleinbetriebe schon Pflicht?
Nein, noch nicht verpflichtend, aber auch nicht verboten. Aktuell ist die Form der Erfassung für kleine Betriebe gesetzlich nicht festgelegt, Papier und Excel sind also weiterhin zulässig. Der Referentenentwurf vom Juni 2026 sieht vor, dass die elektronische Form grundsätzlich zum Regelfall wird, Betriebe mit weniger als zehn Beschäftigten davon aber dauerhaft ausgenommen bleiben sollen. Dieser Entwurf ist jedoch noch nicht Gesetz.
Wie lange müssen Zeiterfassungsdaten aufbewahrt werden?
Für Beschäftigte in den Branchen mit Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz und für Minijobber schreibt das Gesetz eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zwei Jahren vor. Betriebe außerhalb dieser Branchen sollten sich an dieser Frist orientieren, um im Streitfall über ausreichend lange zurückliegende Nachweise zu verfügen.
Reicht eine Excel-Tabelle für meinen Kleinbetrieb wirklich aus?
Rechtlich reicht eine sorgfältig geführte Excel-Tabelle oder eine Papierliste aus, solange Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit vollständig erfasst werden. Praktisch stößt diese Lösung an ihre Grenzen, sobald ein Betrieb wächst, Schichten plant oder Mitarbeitende im Homeoffice hat. Dann wird der Aufwand für die manuelle Auswertung meist größer als die Kosten einer einfachen digitalen Lösung.
