Digitale Zeiterfassung ersetzt Stundenzettel und Excel-Tabellen durch ein System, das Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen automatisch speichert. Das ist kein Nice-to-have. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 müssen Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten ohnehin lückenlos dokumentieren, ein digitales System macht das ohne manuellen Zusatzaufwand möglich. Dieser Ratgeber zeigt, welche Arten von Zeiterfassungssystemen es gibt, worauf du bei der Auswahl achten solltest und wie sich Anbieter wie Papershift, TimO, timr, TimeTac, Personio und Clockodo tatsächlich unterscheiden.
Was ist digitale Zeiterfassung?
Digitale Zeiterfassung ersetzt Papierbogen und Excel-Listen durch eine App, einen Browser oder ein Terminal, das Beginn, Ende und Pausenzeiten automatisch speichert und revisionssicher auswertet. Fehlerquellen fallen weg. Das reduziert Tippfehler, spart der Personalabteilung Nacharbeit und liefert in Echtzeit belastbare Zahlen für die Lohnabrechnung.
Im Unterschied zur klassischen Stempeluhr rechnen digitale Systeme Arbeitszeitkonten, Überstunden und Sollzeiten meist automatisch hoch. Wer im Home-Office arbeitet, bucht seine Zeiten dabei genauso einfach wie im Büro, weil App und Browser-Login ortsunabhängig funktionieren.
Ist digitale Zeiterfassung gesetzlich Pflicht?
Ja, seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten dokumentieren, unabhängig von der Unternehmensgröße. Der Beschluss stützt sich auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18). Der EuGH verlangt ein “objektives, verlässliches und zugängliches System” zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit, das BAG hat diese Pflicht anschließend für deutsche Arbeitgeber konkretisiert.
Ein eigenständiges Arbeitszeiterfassungsgesetz gibt es dagegen bis heute nicht. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat zwar einen Referentenentwurf vorgelegt, der die elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit verbindlich vorschreiben soll. In den Bundestag eingebracht wurde dieser Entwurf bislang jedoch nicht, die genaue Zeitplanung für ein Gesetz bleibt offen.
Der Entwurf sieht gestaffelte Übergangsfristen vor: ein Jahr für Unternehmen ab 250 Beschäftigten, zwei Jahre für Betriebe mit 50 bis 249 Beschäftigten und fünf Jahre für 11 bis 49 Beschäftigte. Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen von der elektronischen Erfassungspflicht ganz ausgenommen bleiben. Per Tarifvertrag sind zudem Abweichungen möglich, etwa eine Nacherfassung binnen sieben Tagen statt einer tagesaktuellen Buchung.
Für die Praxis heißt das: Die Pflicht zur Zeiterfassung besteht schon jetzt über die Rechtsprechung, nicht erst mit einem künftigen Gesetz. Wer heute noch auf Papierzettel oder eine unstrukturierte Excel-Tabelle setzt, trägt damit ein reales Nachweisrisiko im Streitfall.
Auch Vertrauensarbeitszeit befreit nicht von dieser Pflicht. Ein verbreiteter Irrtum. Beschäftigte dürfen sich ihre Arbeitszeit weiterhin flexibel einteilen, die tatsächlich geleisteten Zeiten müssen aber trotzdem erfasst werden. Ausgenommen sind nur eng definierte Gruppen wie leitende Angestellte mit echter Personalverantwortung, etwa mit Einstellungs- und Kündigungsbefugnis. Ein Teamleiter ohne diese Befugnisse fällt dagegen weiterhin unter die Erfassungspflicht, unabhängig vom Jobtitel.
Welche Arten von digitalen Zeiterfassungssystemen gibt es?
Zeiterfassungssysteme lassen sich vor allem nach zwei Kriterien unterscheiden: drei Erfassungswegen (Terminal, App, Browser) und dem Funktionsumfang (spezialisiertes Tool oder HR-Suite-Modul). Beide Achsen bestimmen, welches System zu einem Unternehmen passt.
Stationäre Terminals und Stempeluhren
Ein Terminal steht fest an einem Standort, meist am Eingang eines Betriebs oder einer Produktionshalle. Mitarbeitende buchen sich per Chip, NFC-Karte oder Fingerabdruck ein und aus. Schnell, ohne Umwege. Diese Lösung eignet sich gut für Unternehmen mit festem Standort und wenig ortsungebundener Arbeit, etwa in Produktion, Handel oder Gastronomie.
App- und browserbasierte Lösungen
Bei App- oder Browser-Lösungen bucht sich jeder über Smartphone, Tablet oder PC ein. Das passt zu hybriden Teams, Außendienst und Remote-Arbeit, weil der Erfassungsort keine Rolle spielt. Die meisten Anbieter aus diesem Ratgeber bieten diese Variante zusätzlich zum Terminal an, sodass Unternehmen beide Wege kombinieren können.
Eigenständige Tools vs. Module in HR-Software
Die zweite wichtige Unterscheidung betrifft den Funktionsumfang. Spezialisierte Tools wie Papershift, TimO, timr, TimeTac oder Clockodo konzentrieren sich ausschließlich auf Zeiterfassung, Projektzeit und Abwesenheiten. HR-Suiten wie Personio betten die Zeiterfassung dagegen als ein Modul neben Recruiting, Onboarding und Lohnabrechnung ein. Zwei völlig verschiedene Ausgangspunkte. Ein spezialisiertes Tool lohnt sich meist, wenn Zeiterfassung und Projektabrechnung im Mittelpunkt stehen. Eine HR-Suite passt eher, wenn ein Unternehmen ohnehin die komplette Personalverwaltung digitalisieren will.
Die Entscheidung wirkt sich direkt auf die Einführung aus. Ein spezialisiertes Tool ist meist innerhalb weniger Tage startklar, weil es nur eine Funktion abdeckt. Eine HR-Suite braucht dagegen mehr Vorlaufzeit, weil auch Stammdaten, Rollen und weitere Module wie Recruiting oder Lohnabrechnung eingerichtet werden müssen. Wer im Team ohnehin remote arbeitet, findet in unserem Beitrag zur Karriere als Remote-Projektmanager weitere Hintergründe zu digitalen Tools im verteilten Arbeitsalltag.
Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl achten?
Bevor du dich für einen Anbieter entscheidest, hilft ein kurzer Kriterienkatalog. Diese Punkte solltest du vor dem Vertragsabschluss prüfen:
- Rechtssichere Dokumentation: Speichert das System Beginn, Ende und Pausen revisionssicher und exportierbar, falls ein Arbeitsgericht oder Betriebsprüfer die Daten verlangt?
- Erfassungswege: Deckt der Anbieter App, Browser und bei Bedarf ein Terminal ab, oder fehlt eine der Optionen, die dein Team tatsächlich braucht?
- Schnittstellen: Gibt es eine Anbindung an DATEV oder deine bestehende Lohnbuchhaltung, damit Daten nicht händisch übertragen werden müssen?
- Skalierbarkeit: Bleibt der Preis pro Nutzer fair, wenn dein Team von 5 auf 50 Mitarbeitende wächst?
- Datenschutz und Serverstandort: Liegen die Daten auf Servern in Deutschland oder der EU und erfüllt der Anbieter die DSGVO?
- Transparente Preisstruktur: Nennt der Anbieter Preise offen auf der Website oder musst du erst ein individuelles Angebot anfragen?
Der letzte Punkt lohnt einen genaueren Blick: Nur wenige Anbieter in diesem Vergleich zeigen ihre Preise offen. Das ist selbst ein Auswahlkriterium, wer schnell budgetieren will, sollte einen Anbieter mit öffentlicher Preisliste bevorzugen.
Eine kostenlose Testphase gehört ebenfalls auf die Checkliste, auch wenn sie in der Praxis oft übersehen wird. Erst im Alltag zeigt sich, ob die Erfassung per App schnell genug geht oder ob Mitarbeitende die Bedienung als umständlich empfinden. Ein Test über zwei bis vier Wochen mit einer echten Teilgruppe deckt solche Probleme zuverlässiger auf als eine reine Produktdemo.
Anbieter im Vergleich: Papershift, TimO, timr, TimeTac, Personio und Clockodo
Die folgende Tabelle stellt sechs bekannte deutsche Anbieter für digitale Zeiterfassung gegenüber, jeweils mit Einstiegspreis, Erfassungswegen, Zielgruppe und der wichtigsten Besonderheit.
| Anbieter | Einstiegspreis | Erfassungswege | Zielgruppe | Besonderheit |
|---|---|---|---|---|
| Papershift | Individuelles Angebot | App, Browser, Terminal, Geofencing | Alle Unternehmensgrößen, Fokus Dienstplan-Branchen | Direkte Anbindung an die Dienstplanung |
| TimO | Ab 4,49 bis 4,99 Euro pro Lizenz/Monat, je nach Nutzerzahl | Browser, App, Terminal, NFC, Fingerabdruck | Alle Unternehmensgrößen mit gestaffeltem Preismodell | Öffentlich einsehbare Preisstaffel |
| timr | Individuelles Angebot | Web, App, Terminal | Breite Branchenabdeckung | Fahrtenbuch-Modul zusätzlich zur Zeiterfassung |
| TimeTac | Individuelles Angebot | Web, App, modular | Unternehmen mit mehreren Modulen, etwa Projekt- und Urlaubsverwaltung | DATEV-Schnittstelle für die Lohnabrechnung |
| Personio | Individuelles Angebot, HR-Suite-Preismodell | Web, App, eingebettet in die HR-Plattform | Unternehmen, die Zeiterfassung als Teil der HR-Prozesse abbilden wollen | Vollständige HR-Suite statt reines Zeiterfassungstool |
| Clockodo | Ab 4 Euro pro Nutzer/Monat, kostenlose Version für Einzelselbstständige | Browser, App, Desktop, Terminal | Solo-Selbstständige bis Mittelstand | Direkte Rechnungserstellung aus erfasster Projektzeit |
Papershift richtet sich an Unternehmen, die Zeiterfassung eng mit der Dienstplanung verknüpfen wollen, etwa im Einzelhandel oder in der Gastronomie. Geofencing sorgt dabei dafür, dass sich Mitarbeitende nur am hinterlegten Einsatzort einbuchen können.
TimO ist der einzige Anbieter in diesem Vergleich mit einer öffentlichen, gestaffelten Preisliste direkt auf der Website. Das macht die Budgetplanung einfacher, ohne dass du erst ein Angebot anfordern musst.
timr bündelt neben der klassischen Arbeitszeiterfassung auch ein Fahrtenbuch, was für Außendienst-lastige Unternehmen mit Firmenfahrzeugen relevant sein kann. Eine 14-tägige Testphase ohne Kreditkarte senkt die Einstiegshürde.
TimeTac setzt auf ein modulares Konzept aus Arbeitszeit-, Projekt- und Urlaubsverwaltung und punktet mit einer eigenen DATEV-Schnittstelle für die Lohnabrechnung.
Personio unterscheidet sich strukturell von den übrigen Anbietern: Es ist keine reine Zeiterfassungslösung, sondern eine vollständige HR-Plattform mit Recruiting, Onboarding und Lohnabrechnung, in die Zeiterfassung als Modul eingebettet ist. Das lohnt sich vor allem, wenn du ohnehin die gesamte Personalverwaltung digitalisieren willst.
Clockodo bietet als einziger Anbieter im Vergleich eine kostenlose Version für Einzelselbstständige und startet im bezahlten Basic-Tarif bereits bei 4 Euro pro Nutzer und Monat. Wer erfasste Projektzeit direkt in Rechnungen umwandeln will, findet diese Funktion fest eingebaut.
Was kostet digitale Zeiterfassung?
Digitale Zeiterfassung kostet in der Regel zwischen 4 und 10 Euro pro Nutzer und Monat, wenn ein Anbieter seine Preise überhaupt öffentlich nennt. Clockodo startet bei 4 Euro im Basic-Tarif und bei 10 Euro in der Pro-Plus-Variante mit Single-Sign-On und Prioritäts-Support. TimO staffelt seine Lizenzpreise je nach Nutzerzahl zwischen 4,49 und 4,99 Euro pro Monat.
Anbieter wie Papershift, timr, TimeTac und Personio nennen dagegen keinen festen Preis auf der Startseite, sondern erstellen ein individuelles Angebot nach Unternehmensgröße und benötigten Modulen. Transparenz ist hier die Ausnahme, nicht die Regel. Bei HR-Suiten wie Personio liegt der Preis wegen des größeren Funktionsumfangs meist im mittleren bis hohen Segment, verglichen mit spezialisierten Zeiterfassungstools. Für ein realistisches Budget lohnt sich deshalb immer eine Anfrage bei mindestens zwei Anbietern, damit du die individuellen Angebote vergleichen kannst.
Wer die erfassten Zeiten anschließend auch für die Projektplanung nutzen will, findet in unserem Vergleich zu Clockify-Alternativen weitere Tools mit Fokus auf Projektzeit und Teamplanung.
Häufig gestellte Fragen
Muss auch ein kleines Unternehmen die Arbeitszeit digital erfassen?
Ja, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt unabhängig von der Unternehmensgröße, da sie sich aus dem BAG-Beschluss von 2022 ergibt und nicht an eine Mitarbeiterzahl geknüpft ist. Digital ist dabei nicht zwingend vorgeschrieben, in der Praxis lässt sich die Nachweispflicht damit aber deutlich einfacher erfüllen als mit Papierzetteln.
Was ist der Unterschied zwischen Stempeluhr und App-Zeiterfassung?
Eine Stempeluhr ist an einen festen Standort gebunden und eignet sich für Betriebe mit stationärer Belegschaft, während eine App ortsunabhängig auf Smartphone oder Laptop funktioniert. Für hybride Teams oder Homeoffice-Arbeit ist die App-Lösung praktisch immer die passendere Wahl, weil sich Mitarbeitende von überall einbuchen können.
Lohnt sich eine HR-Suite wie Personio oder ein spezialisiertes Tool?
Das hängt davon ab, ob du nur Zeiterfassung brauchst oder gleich die komplette Personalverwaltung digitalisieren willst. Ein spezialisiertes Tool wie Clockodo oder TimO ist meist günstiger und schneller eingerichtet, wenn Zeiterfassung und Projektabrechnung im Vordergrund stehen. Eine HR-Suite wie Personio lohnt sich eher, wenn Recruiting, Onboarding und Lohnabrechnung ohnehin in einem System zusammenlaufen sollen.
Welche Daten muss ein Zeiterfassungssystem mindestens speichern?
Ein rechtssicheres System muss mindestens Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentieren, wie es der EuGH in seinem Urteil von 2019 verlangt. Viele Anbieter erfassen zusätzlich Pausen, Überstunden und Abwesenheiten, damit sich Arbeitszeitkonten automatisch berechnen lassen.
Gibt es eine kostenlose digitale Zeiterfassung?
Clockodo bietet als einer der wenigen Anbieter eine dauerhaft kostenlose Version an, allerdings nur für Einzelselbstständige mit maximal einem Nutzerkonto. Für Teams verlangen alle sechs Anbieter aus diesem Vergleich früher oder später ein bezahltes Modell, meist abgestuft nach Nutzerzahl und Funktionsumfang.
