Zeiterfassung Apps kostenlos: 10 Tools im Test

Wer als Freelancer, kleines Team oder Selbstständiger Arbeitszeiten erfassen will, muss dafür nicht zwingend Geld ausgeben. Mehrere etablierte Zeiterfassungs-Apps bieten einen echten Gratis-Plan an, keine 14-Tage-Testversion, sondern eine dauerhaft nutzbare Free-Version mit klar definierten Grenzen. Der Haken: Die Grenzen unterscheiden sich stark. Manche Anbieter begrenzen die Nutzerzahl, andere schneiden einzelne Funktionen wie Reports oder Integrationen heraus, wieder andere sind komplett unbegrenzt, wenn man bereit ist, sie selbst zu hosten. Dieser Vergleich zeigt zehn Apps im Detail, mit den tatsächlichen Free-Plan-Grenzen und wo der Umstieg auf einen bezahlten Tarif nötig wird.

Welche Zeiterfassungs-App ist wirklich kostenlos?

Nicht jede App, die mit “kostenlos” wirbt, hat auch einen dauerhaft nutzbaren Gratis-Plan. Viele Anbieter, etwa awork oder TimeTrack, bieten nur eine zeitlich begrenzte Testphase von 14 Tagen an, danach ist ein bezahltes Abo Pflicht. Echte Free-Pläne ohne Ablaufdatum gibt es dagegen bei diesen Tools:

• Clockify: kostenlos für bis zu 5 Nutzer, unbegrenzte Projekte
• Toggl Track: kostenlos für bis zu 5 Nutzer, unbegrenzte Zeiterfassung
• TimeCamp: kostenlos mit unbegrenzter Nutzerzahl, dafür nur eine Integration
• Everhour: kostenlos für bis zu 5 Nutzer, ohne native Integrationen
• Kimai: komplett kostenlos als Open-Source-Software zum Selbsthosten, keine Nutzerbegrenzung
• Clockodo: dauerhaft kostenlos für Einzelnutzer, Team-Funktionen sind kostenpflichtig
• Paymo: kostenlos für 1 Nutzer mit 2 Projekten
• Harvest: kostenlos für 1 Nutzer mit 2 Projekten
• Hubstaff: kostenlos für 1 Nutzer als reine Solo-Zeiterfassung
• actiTIME: kostenlos für bis zu 3 Nutzer

Ein Blick auf das Nutzerlimit lohnt sich zuerst, wenn im Team gearbeitet wird. Allein unterwegs? Dann gibt es gleich mehrere Optionen ganz ohne Einschränkung bei der Nutzerzahl.

Die 10 besten kostenlosen Zeiterfassungs-Apps im Vergleich

Die folgende Tabelle zeigt die zentralen Free-Plan-Grenzen aller zehn Tools auf einen Blick. Die Preise für die jeweils günstigste Bezahlstufe dienen als Orientierung, falls der Gratis-Plan später nicht mehr ausreicht, und können sich je nach Anbieter ändern.

Clockify

Clockify ist die bekannteste kostenlose Zeiterfassungs-App. Bereits im Gratis-Plan deckt sie die Grundfunktionen ab: Timer, Arbeitszeittabelle, Kalenderansicht und Leerlauferkennung, für bis zu fünf Nutzer gleichzeitig. Seit einer Umstellung im April 2026 wandern einzelne Funktionen, die früher kostenlos waren, in die Bezahlpläne, darunter abrechenbare Stunden, CSV/Excel-Exporte, geteilte Report-Links, Kiosk-Modus und private Projekte. Für einfache Zeiterfassung ohne Abrechnung reicht der kostenlose Umfang aber weiterhin aus.

• Vorteile: großzügiges Nutzerlimit, unbegrenzte Projekte, Apps für Web, Desktop und Mobile
• Nachteile: wichtige Reporting- und Export-Funktionen seit 2026 kostenpflichtig

Toggl Track

Toggl Track richtet sich mit seinem übersichtlichen Timer und der Ein-Klick-Bedienung besonders an Freelancer und kleine Teams. Der Free-Plan erlaubt bis zu fünf Nutzer, unbegrenzte Projekte und Kunden, einen Auto-Tracker, Leerlauferkennung, einen Pomodoro-Timer, Kalender-Integration und über 100 weitere Integrationen. CSV- und PDF-Reports sind ebenfalls im Gratis-Plan enthalten, ohne Kreditkarte und ohne Zeitlimit.

• Vorteile: kein Ablaufdatum, keine Zahlungsdaten nötig, sehr viele Integrationen bereits kostenlos
• Nachteile: keine abrechenbaren Sätze oder Zeitschätzungen ohne Upgrade

TimeCamp

TimeCamp fällt im Vergleich auf, weil der Free-Plan als einer von wenigen keine Nutzerobergrenze hat. Teams jeder Größe können unbegrenzt viele Personen, Projekte und Aufgaben anlegen, inklusive Desktop- und Mobile-App, Projektvorlagen und PDF-Export. Der Kompromiss: Nur eine einzige externe Integration ist im Gratis-Plan aktivierbar, alle weiteren erfordern ein Upgrade.

• Vorteile: keine Nutzerbegrenzung, ideal für größere Teams mit kleinem Budget
• Nachteile: nur eine Integration, eingeschränkter Support-Kanal

Everhour

Everhour positioniert sich als schlanke Zeiterfassung mit Fokus auf Reporting. Der Free-Plan erlaubt bis zu fünf Nutzer, unbegrenzte interne Projekte, Zeiterfassung und Reports ohne Finanzkennzahlen sowie Report-Exporte. Was fehlt, sind native Integrationen in Tools wie Asana, Trello oder Basecamp, diese sind ausschließlich Bestandteil des Bezahltarifs.

• Vorteile: sauberes Reporting bereits kostenlos, gutes Nutzerlimit für kleine Teams
• Nachteile: keine Integrationen, Budgetierung fehlt komplett im Free-Plan

Kimai

Kimai ist die einzige Open-Source-Lösung in diesem Vergleich und dadurch grundsätzlich anders: Wer die Software selbst auf einem eigenen Server oder per Docker hostet, zahlt nichts, unabhängig von der Zahl der Nutzer, Projekte oder Kunden. Kimai gibt es bereits seit 2006 und wird aktiv weiterentwickelt. Alternativ bietet der Anbieter mit Kimai Cloud eine gehostete Variante auf europäischen Servern an, die allerdings kostenpflichtig ist.

• Vorteile: wirklich unbegrenzt und kostenlos bei Eigenhosting, volle Datenkontrolle, keine Vendor-Lock-in
• Nachteile: technisches Know-how für Server-Setup nötig, kein Cloud-Support ohne Bezahlvariante

Clockodo

Clockodo ist eine deutsche Zeiterfassungslösung, die sich vor allem an kleine Unternehmen und Teams richtet und dort keinen Free-Plan anbietet, für Teams startet die Testphase bei 14 Tagen. Für Einzelnutzer, etwa Freelancer, ist Clockodo dagegen dauerhaft kostenlos nutzbar, inklusive uneingeschränkter Arbeits- und Projektzeiterfassung. Sobald ein zweiter Nutzer hinzukommt, wird ein kostenpflichtiger Tarif fällig.

• Vorteile: für Solo-Selbstständige dauerhaft und uneingeschränkt kostenlos, deutsche Datenhaltung
• Nachteile: für Teams ab zwei Personen komplett kostenpflichtig, keine Free-Team-Option

Paymo

Paymo kombiniert Zeiterfassung mit einfachem Projektmanagement und Rechnungsstellung. Im Free-Plan sind unbegrenzte Zeiterfassung und unbegrenzte Rechnungen enthalten, begrenzt sind dafür ein Nutzer, ein Kunde, zwei Projekte und 1 GB Speicherplatz. Für einzelne Freelancer mit überschaubarem Kundenstamm reicht das oft aus.

• Vorteile: Rechnungsstellung bereits im Gratis-Plan enthalten
• Nachteile: nur 2 Projekte und 1 Nutzer, schnell ausgereizt bei mehreren Kunden

Harvest

Harvest ist ein etablierter Name in der Zeiterfassung mit Fokus auf Agenturen und Beratungen, bietet aber auch einen dauerhaft kostenlosen Plan für einzelne Nutzer an. Dieser ist mit nur zwei Projekten sehr eng begrenzt, deckt dafür Zeiterfassung, Basis-Reporting und Rechnungsstellung ab. Beim ersten Sign-up gibt es zusätzlich 30 Tage lang alle Premium-Funktionen zum Testen.

• Vorteile: bewährtes Tool, guter Rechnungsstellungs-Workflow
• Nachteile: mit nur 2 Projekten das restriktivste Free-Plan-Limit im Vergleich

Hubstaff

Hubstaff zielt vor allem auf Teams mit Remote-Mitarbeitenden und Nachweispflicht ab, etwa durch Screenshots und Aktivitätslevel. Der Free-Plan ist strikt auf einen einzigen Nutzer beschränkt, den Account-Inhaber selbst, und eignet sich damit ausschließlich für Solo-Anwender, die Timesheets und einen einfachen Tätigkeitsnachweis brauchen. Integrationen, Payroll, GPS-Tracking und Projektbudgets fehlen im Gratis-Plan komplett.

• Vorteile: Timesheets und Aktivitätslevel bereits kostenlos für Einzelnutzer
• Nachteile: für Teams ab zwei Personen sofort kostenpflichtig, viele Kernfunktionen fehlen im Free-Plan

actiTIME

actiTIME erlaubt im Free-Plan bis zu drei Nutzer und deckt damit kleine Teams oder Gründerduos ab, die zu zweit oder dritt arbeiten. Enthalten sind die Grundfunktionen der Zeiterfassung, allerdings mit einem gegenüber der Bezahlversion reduzierten Funktionsumfang. Zusätzlich gibt es eine selbst gehostete Variante gegen Einmalzahlung, falls die Cloud-Lösung nicht infrage kommt.

• Vorteile: bis zu drei Nutzer kostenlos, gute Option für kleine Gründerteams
• Nachteile: eingeschränktes Reporting gegenüber der Bezahlversion

Welches kostenlose Zeiterfassungstool passt zu wem?

Die richtige Wahl hängt vor allem davon ab, ob eine Person allein arbeitet oder ein Team koordiniert werden muss:

• Für Solo-Freelancer: Clockodo (dauerhaft kostenlos, deutsche Datenhaltung), Harvest oder Paymo (beide mit Rechnungsstellung im Gratis-Plan), oder Hubstaff, falls ein einfacher Tätigkeitsnachweis mit Aktivitätslevel gebraucht wird
• Für kleine Teams bis 5 Personen: Clockify, Toggl Track oder Everhour, alle mit fünf Nutzern kostenlos nutzbar, Everhour punktet beim Reporting, Toggl Track bei Integrationen
• Für Gründerduos bis 3 Personen: actiTIME als Zwischenlösung mit etwas kleinerem Funktionsumfang als die großen Fünf-Nutzer-Tools
• Für größere Teams ohne Budget: TimeCamp, da hier als einziges Tool im Vergleich die Nutzerzahl im Free-Plan komplett unbegrenzt ist, dafür mit nur einer Integration
• Für technisch versierte Teams mit eigener Serverinfrastruktur: Kimai, wenn volle Kontrolle über die Daten und keinerlei Nutzerbegrenzung wichtiger sind als Komfort bei der Einrichtung

Wer unsicher ist, sollte mit einem der Fünf-Nutzer-Tools wie Clockify oder Toggl Track starten. Beide lassen sich ohne Kreditkarte einrichten und bei wachsendem Team jederzeit upgraden, ohne die bisherigen Daten zu verlieren.

Häufige Fragen zu kostenlosen Zeiterfassungs-Apps

Gibt es Zeiterfassungs-Apps, die komplett kostenlos sind, ohne jede Einschränkung?

Nur bedingt. Kimai ist bei Eigenhosting tatsächlich unbegrenzt kostenlos, erfordert dafür aber einen eigenen Server. Bei allen Cloud-Anbietern in diesem Vergleich ist der Gratis-Plan entweder bei der Nutzerzahl oder bei einzelnen Funktionen begrenzt.

Was kostet der Umstieg, wenn der Gratis-Plan nicht mehr reicht?

Die Einstiegspreise der getesteten Tools liegen aktuell zwischen etwa 3 € und 12 € pro Nutzer und Monat, abhängig vom Anbieter und Funktionsumfang. TimeCamp und Clockify zählen zu den günstigeren Einstiegsoptionen, Harvest zu den teureren.

Brauche ich für die kostenlosen Pläne eine Kreditkarte?

Bei Clockify, Toggl Track, TimeCamp, Everhour, Clockodo (Solo), Paymo, Harvest, Hubstaff und actiTIME nicht. Die Free-Pläne lassen sich ohne Zahlungsdaten einrichten und laufen ohne automatischen Übergang in ein Abo weiter.

Ist eine kostenlose Zeiterfassungs-App auch für mehrere Kunden gleichzeitig geeignet?

Das kommt auf das Tool an. Paymo und Harvest begrenzen die Zahl der Projekte im Free-Plan auf zwei, was bei mehreren Kunden schnell eng wird. Clockify, Toggl Track, Everhour und TimeCamp erlauben dagegen unbegrenzte Projekte, auch im kostenlosen Tarif.