Zeiterfassung Software: 12 Anbieter im Vergleich

Wer heute ein Team führt oder als Freelancer für mehrere Kunden arbeitet, kommt an einer sauberen Zeiterfassung kaum vorbei. Dieser Vergleich stellt 12 Zeiterfassung-Anbieter mit verifizierten Preisen gegenüber und zeigt, welches Tool für Freelancer, kleine Remote-Teams und Unternehmen mit Homeoffice-Pflicht wirklich passt.

Warum Zeiterfassung heute für (fast) jeden Pflicht ist

Ja, in Deutschland besteht grundsätzlich eine Pflicht zur Zeiterfassung. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, unabhängig davon, ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs gearbeitet wird. Für Freelancer und Selbstständige ist Zeiterfassung zwar keine gesetzliche Pflicht, aber die Grundlage für korrekte Rechnungsstellung und realistische Projektkalkulation. Beide Gruppen profitieren deshalb von einer Software, die Zeiten zuverlässig protokolliert, statt sich auf Zettel oder Excel zu verlassen. Wichtig bei jedem Anbieter: Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten, die Software sollte deshalb DSGVO-konform in der EU gehostet werden oder wie bei Kimai vollständig selbst gehostet werden können.

Die beste Zeiterfassungssoftware im Überblick: Schnellauswahl

Es gibt nicht die eine beste Zeiterfassungssoftware, die richtige Wahl hängt von Budget, Teamgröße und Arbeitsort ab. Diese drei Empfehlungen decken die häufigsten Fälle ab.

• Beste kostenlose Option: Clockify bietet einen Free-Plan für bis zu 5 Nutzer mit unbegrenzter Zeiterfassung per Timer und Stundenzettel, ideal für Freelancer und kleine Remote-Teams mit knappem Budget.
• Günstigste bezahlte Option: Crewmeister kostet ab 1,50 Euro pro Nutzer und Monat im Go-Tarif und ist damit der günstigste bezahlte Zeiterfassungstarif in diesem Vergleich, passend für kleine Betriebe mit sehr engem Budget.
• Beste Open-Source-Option: Kimai lässt sich als Self-Hosted-Version dauerhaft kostenlos auf eigener Infrastruktur betreiben, eine gute Wahl für technisch versierte Teams, die volle Datenhoheit wollen.

Zeiterfassung-Tools im Vergleich: 12 Anbieter im Detail

Die folgenden 12 Anbieter sind nach Eignung für Freelancer und Remote-Teams sortiert, nicht nach Marktanteil oder Werbebudget. Jeder Eintrag nennt Preis und Gratis-Tarif direkt im ersten Satz.

Clockify

Clockify ist eine cloudbasierte Zeiterfassungssoftware mit einem der großzügigsten Gratis-Tarife am Markt, kostenpflichtige Pakete starten bei 3,99 US-Dollar pro Nutzer und Monat im Basic-Tarif (jährliche Abrechnung). Der kostenlose Plan gilt für bis zu 5 Nutzer und umfasst unbegrenzte Zeiterfassung per Timer und Stundenzettel, einen Kalender sowie einen Auto-Tracker für genutzte Apps und Websites.

• Timer, Arbeitszeittabelle und Kalenderansicht für bis zu 5 Nutzer im Free-Plan
• Bezahlte Tarife ergänzen Urlaubsverwaltung, Rechnungsstellung, Freigabe-Workflows und Anwesenheitsauswertung
• Mobile Apps und Browser-Erweiterung für lückenlose Remote-Erfassung

Wer nach den Einschränkungen im Free-Plan gezielt nach Alternativen sucht, findet einen ausführlichen Vergleich in unserem separaten Clockify Alternative Artikel.

Toggl Track

Toggl Track ist eine schlanke Zeiterfassungs-App, die bei Solo-Freelancern besonders beliebt ist, kostenpflichtige Tarife starten bei 9 US-Dollar pro Lizenz und Monat im Starter-Paket. Der Gratis-Tarif unterstützt bis zu 5 Nutzer und deckt damit auch kleine Teams ab, ohne dass sofort bezahlt werden muss.

• Ein-Klick-Timer und automatische Erinnerungen an vergessene Zeiterfassung
• Übersichtliche Projektberichte, exportierbar für Kunden oder Buchhaltung
• Integrationen in gängige Projekttools wie Asana oder Trello

Everhour

Everhour ist darauf ausgelegt, Zeiterfassung direkt in bestehende Projektmanagement-Tools zu integrieren, statt eine eigene Oberfläche aufzuzwingen, der Team-Tarif kostet ab 8,50 US-Dollar pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung und mindestens 5 Plätzen. Der Gratis-Tarif ist auf bis zu 5 Plätze begrenzt.

• Native Integration in Asana, Trello, ClickUp und weitere Tools statt separater App
• Budgetierung und Rechnungsstellung direkt aus den erfassten Zeiten
• Erweiterte Berechtigungen und Single Sign-On im Team-Tarif

Harvest

Harvest kombiniert Zeiterfassung mit Rechnungsstellung in einem Tool und richtet sich damit gezielt an Freelancer, die beides ungern in zwei Systemen pflegen möchten, der Teams-Tarif kostet ab 9 US-Dollar pro Sitz und Monat. Der kostenlose Tarif ist auf 1 Sitz und 2 Projekte begrenzt und eignet sich damit nur für den Einstieg.

• Zeiterfassung, Ausgabenerfassung und Rechnungsstellung in einer Oberfläche
• Zahlungsabwicklung direkt über die erstellte Rechnung möglich
• Reports, die sich direkt an Kunden weitergeben lassen

Kimai

Kimai ist eine Open-Source-Zeiterfassungssoftware, die sich komplett selbst hosten lässt und dadurch dauerhaft kostenlos bleibt, wer keine eigene Infrastruktur betreiben will, zahlt in der Cloud-Version ab 2,99 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Die Self-Hosted-Variante eignet sich besonders für Teams, die volle Kontrolle über ihre Zeiterfassungsdaten behalten wollen.

• Vollständig quelloffen, Quellcode frei einsehbar und anpassbar
• Browserbasierte Nutzung ohne Installation auf Endgeräten
• Cloud-Version übernimmt Hosting und Wartung gegen geringe monatliche Gebühr

clockin

clockin bietet mobile Zeiterfassung mit Offline-Modus für Teams, die sowohl vor Ort als auch unterwegs arbeiten, der Starter-Tarif kostet ab 3,59 Euro pro Nutzer und Monat zuzüglich einer Plattformgebühr von 10 Euro pro Monat bei 1 bis 4 Nutzern. Einen dauerhaften Gratis-Tarif gibt es nicht.

• App und Browser-Zugang mit Offline-Erfassung bei fehlender Internetverbindung
• Projektzeiterfassung, GPS-Standorterfassung und Kundenverwaltung ab dem Pro-Tarif
• Digitale Personalakte und erweiterte Berechtigungen in höheren Tarifen

Crewmeister

Crewmeister positioniert sich klar als günstigste Lösung für kleine und mittlere Betriebe, der Einstiegstarif Go kostet ab 1,50 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Einen dauerhaften Gratis-Tarif bietet Crewmeister nicht, dafür eine 14-tägige Testphase ohne Zahlungsdaten.

• Digitale Zeiterfassung per App, Terminal (auch mit NFC-Karte) oder Browser, inklusive GPS-Standorterfassung für Projektzeiten
• Höhere Tarife ergänzen Urlaubsplaner, Krankheitsverwaltung und Überstundenkonto
• DATEV-Integration als kostenpflichtige Zusatzoption verfügbar

Papershift

Papershift ist ein deutscher Anbieter und in erster Linie eine Dienstplan- und Schichtplanungslösung, die Zeiterfassung als festen Bestandteil mitbringt, der Core-Tarif kostet ab 4 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Einen Gratis-Tarif gibt es nicht, wohl aber eine 14-tägige Testphase.

• Digitale Zeiterfassung über Smartphone, Tablet oder Browser
• Automatische Schichtzuteilung und Mehrstandort-Planung in höheren Tarifen
• DATEV- und LODAS-Export für die Lohnabrechnung im Professional-Tarif

Clockodo

Clockodo ist auf minutengenaue Projektzeiterfassung spezialisiert und richtet sich vor allem an Agenturen und Beratungen, die Leistungen exakt abrechnen müssen, der Basic-Tarif kostet ab 4 Euro pro Nutzer und Monat. Für Einzelselbstständige gibt es einen kostenlosen Tarif mit eingeschränktem Funktionsumfang.

• Automatische oder manuelle Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten
• Projektcontrolling und Budgetwarnungen ab dem Pro-Tarif
• Single Sign-On und priorisierter Support im Pro-Plus-Tarif

TimeTac

TimeTac bietet ein modulares Preismodell, bei dem Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Projektzeiterfassung einzeln buchbar sind, zuzüglich einer Grundgebühr pro Account, weshalb sich kein einheitlicher öffentlicher Fixpreis nennen lässt und ein individuelles Angebot beim Anbieter eingeholt werden muss. Einen Gratis-Tarif bietet TimeTac nicht.

• Mehrere Erfassungswege: App, Web-Browser und stationäres Terminal
• Modulare Buchung je nach tatsächlichem Bedarf statt Komplettpaket
• Cloud-Lösung, die sich für Unternehmen mit gemischten Arbeitsmodellen eignet

Personio

Personio ist ein deutsches HR-Software-Unternehmen und in erster Linie eine HR-Gesamtlösung, bei der Zeiterfassung ein Modul unter mehreren ist, öffentliche Preise gibt es nicht, Interessenten erhalten ein individuelles Angebot je nach Mitarbeiterzahl und gebuchten Modulen. Einen Gratis-Tarif bietet Personio nicht.

• Zeiterfassung und Urlaubsanträge vollständig digital inklusive Genehmigungsworkflows
• Unterstützt laut Anbieter bis zu 600 unterschiedliche Arbeitszeitmodelle
• Sinnvoll vor allem, wenn Zeiterfassung Teil einer größeren HR- und Payroll-Strategie sein soll

factro

factro ist primär ein Projektmanagement-Tool, bei dem Zeiterfassung nur im teuersten Tarif enthalten ist, der Professional-Tarif kostet ab 29,99 Euro pro Nutzer und Monat ab 3 Nutzern. Der kostenlose Basic-Tarif für bis zu 3 Nutzer enthält keine Zeiterfassungsfunktion.

• Zeiterfassung ist an Aufgaben und Projekte gekoppelt, nicht eigenständig nutzbar
• Übersicht aller erfassten Zeiten mit Excel- und PDF-Export
• Sinnvoll nur, wenn ohnehin die volle factro-Projektmanagement-Suite genutzt wird

Zeiterfassung Software im Vergleich: Preise & Funktionen auf einen Blick

Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Fakten aus dem Vergleich zusammen, damit sich alle 12 Anbieter auf einen Blick gegenüberstellen lassen, ohne jeden Abschnitt erneut lesen zu müssen. Alle Preise wurden am 5. September 2026 direkt bei den Anbietern verifiziert und können sich seither geändert haben.

Welche Zeiterfassung passt zu dir? Kaufberatung nach Anwendungsfall

Freelancer. Freelancer, die allein oder mit wenigen Subunternehmern arbeiten, brauchen vor allem eine unkomplizierte App ohne IT-Kenntnisse und ohne hohe Fixkosten. Clockify und Toggl Track sind in wenigen Minuten startklar und lassen sich über den Gratis-Tarif zunächst ohne Risiko testen. Wer Zeiterfassung direkt mit Rechnungsstellung verbinden will, ist bei Harvest besser aufgehoben.

• Worauf achten: großzügiger Gratis-Tarif, mobile App, keine Mindestlaufzeit
• Empfehlung: Clockify (kostenlos) oder Harvest (mit Rechnungsstellung)

Kleines Remote-Team. Teams, die verteilt arbeiten und keine physische Stechuhr vor Ort brauchen, sollten gezielt auf reine Cloud-Lösungen setzen statt auf Terminal-orientierte Anbieter. Clockify, Toggl Track und die Kimai-Cloud sind rein browser- und app-basiert und damit ohne Hardware nutzbar, während Anbieter wie clockin oder Crewmeister ursprünglich für Vor-Ort-Stempeln ausgelegt sind.

• Worauf achten: keine Terminal-Pflicht, funktionierende Apps für iOS und Android, transparente Preise pro Nutzer
• Empfehlung: Clockify oder Kimai (Cloud), wenn zusätzlich Datenhoheit wichtig ist

Unternehmen mit Homeoffice-Pflicht. Sobald Zeiterfassung Teil einer größeren HR- oder Payroll-Strategie werden soll, etwa mit Lohnexport oder Abwesenheitsmanagement, lohnt sich der Blick auf modulare oder HR-integrierte Lösungen wie TimeTac oder Personio, auch wenn beide keine öffentlichen Festpreise nennen und ein individuelles Angebot nötig ist.

• Worauf achten: DATEV-/Lohnexport, Abwesenheitsmanagement, Skalierbarkeit über mehrere Standorte
• Empfehlung: TimeTac oder Personio, je nach benötigtem HR-Funktionsumfang

Häufig gestellte Fragen zu Zeiterfassungssoftware