Mobile Zeiterfassung: Die besten Apps für unterwegs im Vergleich

Clockify, Toggl Track, Clockodo, TimeTac, factro, timr und Connecteam sind die sieben Apps, die beim Vergleich mobiler Zeiterfassung am häufigsten infrage kommen, und keine davon passt gleich gut für jeden Einsatzzweck. Wer als Freelancer, im Homeoffice oder im Außendienst unterwegs arbeitet, braucht eine App, die mehr kann als einen Timer zu starten und zu stoppen: Entscheidend ist, ob sie auch ohne Internetverbindung funktioniert, ob sie den Standort erfassen kann und ob sie sich mit einer Hand bedienen lässt, während du zwischen zwei Terminen stehst. Dieser Vergleich bewertet alle sieben Apps anhand fünf konkreter Mobil-Kriterien, erklärt die rechtlichen Grenzen von GPS-Tracking am Arbeitsplatz und zeigt, welche App zu welchem Einsatzszenario passt.

Was macht eine Zeiterfassungs-App wirklich mobiltauglich?

Fünf Kriterien entscheiden, ob eine Zeiterfassungs-App unterwegs wirklich funktioniert: ein verlässlicher Offline-Modus, GPS- und Geofencing-Unterstützung, eine schnelle Ein-Hand-Bedienung, ein geringer Akkuverbrauch und eine native App für iOS und Android statt nur einer mobilen Webseite. Diese fünf Punkte tauchen in keinem Feature-Vergleich automatisch zusammen auf, entscheiden aber jeden Tag, ob die App im Berufsalltag wirklich hilft oder zur Last wird.

• Offline-Modus: Ein Außendienst-Termin in einem Keller, einer Tiefgarage oder auf dem Land hat oft kein stabiles Netz. Läuft der Timer ohne Verbindung weiter und synchronisiert er automatisch, sobald wieder Empfang besteht, gehen keine Arbeitszeiten verloren. Ohne diese Funktion bleibt dem Mitarbeiter nur die handschriftliche Notiz als Rückfalloption, genau das Problem, das die App eigentlich lösen sollte.
• GPS und Geofencing: Für Außendienst-Teams und Handwerksbetriebe ersetzt der Standort beim Ein- und Ausstempeln den Papier-Stundenzettel und liefert einen überprüfbaren Nachweis für Kunden und Lohnbuchhaltung.
• Ein-Hand-Bedienung: Wer zwischen zwei Terminen im Auto sitzt oder ein Werkzeug in der anderen Hand hält, stempelt lieber mit einem Tipp als über ein verschachteltes Menü mit mehreren Zwischenschritten.
• Akkuverbrauch: Eine App, die GPS dauerhaft im Hintergrund abfragt statt nur beim Ein- und Ausstempeln, zehrt an einem Arbeitstag spürbar am Akku, gerade bei älteren Smartphones.
• Native App statt Web-App: Nur eine native iOS- oder Android-App unterstützt verlässlich Offline-Speicherung, Push-Erinnerungen und den Zugriff auf GPS, eine mobile Webseite im Browser kann das in der Praxis nicht zuverlässig leisten.

Die besten mobilen Zeiterfassungs-Apps im Vergleich

Von den sieben verglichenen Apps eignen sich Clockify, Toggl Track und Clockodo am besten für Homeoffice und Freelancer ohne GPS-Bedarf, während TimeTac, timr und Connecteam auf Außendienst-Teams mit Standortnachweis ausgelegt sind. Die folgende Tabelle bewertet alle sieben Apps anhand der fünf mobilen Kriterien aus dem vorherigen Abschnitt, Stand Oktober 2026.

Clockify und Toggl Track decken die Grundfunktionen für Einzelnutzer kostenlos ab, verzichten dafür komplett auf GPS. Clockodo bleibt für Solo-Nutzer dauerhaft gratis, ein bestätigtes GPS-Feature fehlt aber auch hier: Ein Nutzerbericht verneint es ausdrücklich, eine Bestätigung des Herstellers dazu wurde nicht gefunden. TimeTac und timr sind die beiden Apps mit der am besten belegten GPS- und Offline-Kombination, richten sich aber klar an Firmen mit Außendienst-Teams statt an Einzelpersonen. factro und Connecteam runden den Vergleich ab. Einen vollständigen Preisvergleich aller Tarife findest du im Zeiterfassung-Software-Vergleich und in der Übersicht der kostenlosen Zeiterfassungs-Apps.

Ist GPS-Zeiterfassung für Mitarbeiter erlaubt?

Ja, GPS-Zeiterfassung für Mitarbeiter ist erlaubt, aber nur mit einer gültigen Rechtsgrundlage und einer klaren Information der Beschäftigten, nicht als pauschale Dauerüberwachung. Standortdaten zählen nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO als personenbezogene Daten, weshalb ihre Verarbeitung nach Art. 6 DSGVO eine Rechtsgrundlage braucht: entweder die freiwillige Einwilligung der Mitarbeiter (Art. 6 Abs. 1 lit. a) oder die Notwendigkeit für die Erfüllung des Arbeitsvertrags bei einer vertraglich vereinbarten Außendienst-Tätigkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. b).

Eine freiwillige Einwilligung ist im Arbeitsverhältnis rechtlich angreifbar, weil das Machtgefälle zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ihre Freiwilligkeit infrage stellt. Existiert ein Betriebsrat, hat er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ohnehin ein Mitbestimmungsrecht, sobald eine Technik objektiv geeignet ist, Verhalten oder Leistung der Mitarbeiter zu überwachen, worunter GPS-Zeiterfassung fällt. Eine Betriebsvereinbarung ist dann der sicherere Weg: Sie legt Zweck, Umfang und eingesetzte Technik der GPS-Erfassung verbindlich fest und kann zugleich als Rechtsgrundlage nach § 26 BDSG dienen. Zusätzlich verlangt Art. 13 DSGVO, dass Mitarbeiter vollständig darüber informiert werden, welche Standortdaten wann erfasst werden.

In der Praxis bedeutet das vor allem Datenminimierung: timr erfasst den Standort beispielsweise nur beim Ein- und Ausstempeln, nicht durchgehend während der Arbeitszeit, was sowohl den Akku schont als auch die Anforderungen der DSGVO leichter erfüllbar macht. Eine dauerhafte Echtzeit-Standortverfolgung während der gesamten Schicht gilt dagegen als unverhältnismäßig und ist ohne triftigen Grund kaum rechtssicher zu begründen.

Ohne Betriebsrat trägt der Arbeitgeber die Darlegungslast für Rechtsgrundlage und Datenminimierung allein und sollte die Einwilligung schriftlich und widerrufbar einholen. Mit Betriebsrat ersetzt die Betriebsvereinbarung diese Einzelfallprüfung durch eine einmal ausgehandelte, für alle Beschäftigten geltende Regelung, was in der Praxis sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Mitarbeiter die rechtssicherere und schnellere Lösung ist.

Mobile Zeiterfassung für Freelancer und Homeoffice

Freelancer und Homeoffice-Beschäftigte brauchen vor allem eine schnelle, kostenlose App ohne GPS-Pflicht, nicht die volle Außendienst-Ausstattung. Für diese Zielgruppe zählen andere Kriterien als für ein Field-Team: ein dauerhaft nutzbarer Gratis-Plan, ein Timer, der sich mit einem Tipp starten lässt, und eine einfache Wochenübersicht für die eigene Abrechnung oder den Stundennachweis gegenüber einem Auftraggeber.

• Clockify und Toggl Track decken diesen Bedarf mit einem dauerhaften Gratis-Plan für bis zu fünf Nutzer ab, ganz ohne GPS-Funktion, die hier ohnehin niemand braucht.
• Clockodo bleibt als Solo-Nutzer komplett kostenlos und eignet sich für alle, die ausschließlich allein unterwegs arbeiten.
• GPS-Funktionen bringen für diese Zielgruppe keinen Mehrwert und würden nur unnötig Akku verbrauchen und eine DSGVO-Begründung erfordern, die bei reiner Selbstaufzeichnung gar nicht nötig ist.

Wer als Kleinbetrieb mehrere Freelancer oder Homeoffice-Mitarbeitende koordiniert, findet weitere Details zu Pflichten und Auswahlkriterien in der Übersicht Zeiterfassung für Kleinbetriebe.

Mobile Zeiterfassung für Außendienst- und Field-Teams

Außendienst- und Field-Teams brauchen GPS-Nachweis, Geofencing und einen Offline-Modus, der auch bei schlechtem Empfang an Baustellen oder in ländlichen Gebieten zuverlässig funktioniert. Hier zählt nicht der günstigste Preis, sondern ob sich Standort, Auftrag und Arbeitszeit lückenlos einer Baustelle, einem Kunden oder einem Projekt zuordnen lassen, etwa für die Abrechnung oder als Nachweis gegenüber dem Kunden.

• TimeTac und timr haben beide ein gut belegtes Zusammenspiel aus GPS, Geofencing und Offline-Erfassung und richten sich klar an Firmen mit mehreren Außendienst-Mitarbeitenden statt an Einzelpersonen.
• Connecteam bietet laut eigenen Angaben zusätzlich Live-Tracking über mehrere Mitarbeitende gleichzeitig, der Offline-Modus ist bei diesem Anbieter aber nicht einheitlich belegt, siehe den nächsten Abschnitt.
• Vor der Einführung sollte immer die Rechtsgrundlage aus dem Abschnitt zur GPS-Zeiterfassung geklärt sein, inklusive einer möglichen Betriebsvereinbarung, bevor das Team die App im Alltag nutzt.

Einen breiteren Vergleich über reine Mobilfunktionen hinaus, etwa zu Lohnabrechnung oder Projektcontrolling, bietet der Zeiterfassung-Software-Vergleich. Wer die generellen Regeln zur Zeiterfassungspflicht im Außendienst nachlesen möchte, findet sie in der Zeiterfassung-2026-Übersicht.

Funktioniert die App auch offline, wenn unterwegs kein Netz ist?

Ja, mehrere Apps funktionieren auch offline: Clockify, Clockodo, TimeTac und timr lassen sich nachweislich auch ohne Internetverbindung bedienen und synchronisieren die Daten automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht. Bei allen vier Apps läuft ein einmal gestarteter Timer unabhängig vom Online-Status weiter, die erfassten Zeiten werden erst im Hintergrund übertragen, wenn das Smartphone wieder Empfang hat. timr geht dabei noch einen Schritt weiter und speichert auch die zugehörigen Standortdaten offline zwischen, bevor beides gemeinsam synchronisiert wird.

Bei Connecteam widersprechen sich die Angaben. Der Hersteller nennt einen Offline-Modus, der Ein- und Ausstempeln ohne Internetverbindung erlauben soll. Mehrere unabhängige Testberichte kommen dagegen zu einem anderen Ergebnis und beschreiben, dass das Ausstempeln ohne Verbindung fehlschlägt, bis das Gerät wieder online ist. Wer in Gebieten mit lückenhaftem Empfang arbeitet, sollte diesen Punkt vor einer Kaufentscheidung mit einer eigenen Testphase prüfen, statt sich allein auf die Produktseite zu verlassen.

Checkliste: In 5 Schritten zur passenden mobilen Zeiterfassungs-App

Fünf Fragen reichen aus, um aus den sieben vorgestellten Apps die richtige für die eigene Situation herauszufiltern, ohne jede Preisseite einzeln durchzulesen.

1. Brauchst du einen Standortnachweis gegenüber Kunden oder Lohnbuchhaltung? Wenn ja, kommen nur TimeTac, timr oder Connecteam in Frage, alle anderen Apps in diesem Vergleich bieten kein bestätigtes GPS-Tracking.
2. Arbeitest du oft in Gebieten mit schlechtem Empfang? Dann zählt ein verlässlicher Offline-Modus mehr als jede Zusatzfunktion, Clockify, Clockodo, TimeTac und timr sind hier am besten belegt.
3. Bist du allein oder im Team unterwegs? Solo-Nutzer kommen mit den dauerhaften Gratis-Plänen von Clockify, Toggl Track oder Clockodo aus, Teams mit GPS-Bedarf brauchen eine kostenpflichtige Firmenlösung.
4. Existiert in deinem Betrieb ein Betriebsrat? Falls ja und falls GPS-Tracking geplant ist, greift das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Kläre die Betriebsvereinbarung, bevor die App eingeführt wird, nicht danach.
5. Wie wichtig ist dir eine transparente Preisliste? Clockify und Toggl Track veröffentlichen ihre Preise offen, die auf Außendienst ausgelegten Anbieter nennen Preise häufig erst auf Anfrage.

Häufige Fragen zur mobilen Zeiterfassung