Calendly Alternative 2026: 7 Terminplanungs-Tools im Vergleich

Was kann Calendly, und wo liegen die Grenzen?

Calendly ist das bekannteste Terminbuchungs-Tool am Markt. Wer einen Link verschickt, über den Kunden oder Kollegen direkt einen Termin buchen können, denkt oft als erstes an Calendly.

Das Tool punktet mit einem intuitiven Interface, solider Kalenderintegration (Google, Outlook, Apple) und einem kostenlosen Plan. Im kostenlosen Plan gibt es allerdings nur eine Buchungsseite. Wer mehrere Event-Typen oder Teams abbilden will, zahlt schnell ab $10 pro Nutzer und Monat.

Das größte strukturelle Problem für deutsche und europäische Nutzer: Calendly ist ein US-Unternehmen, dessen Daten auf Amazon Web Services-Servern in den USA gespeichert werden.

DSGVO-Risiko: Warum Calendly für deutsche Nutzer problematisch ist

Calendly ist nicht DSGVO-konform im Sinne der deutschen Datenschutz-Anforderungen. Als US-amerikanisches Unternehmen fällt Calendly unter den CLOUD Act und FISA 702. Das bedeutet: US-Behörden können auf gespeicherte Kundendaten zugreifen, ohne dass Betroffene oder die buchende Person darüber informiert werden.

Für Unternehmen, Freelancer und Agenturen, die mit deutschen oder europäischen Kunden arbeiten, ist das ein reales Risiko. Bei einem nachgewiesenen DSGVO-Verstoß drohen nach Art. 83 Abs. 5 DSGVO Bußgelder von bis zu 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes oder 20 Millionen Euro.

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Calendly allein löst das Problem nicht. Solange die Daten auf US-Servern liegen und dem US-Recht unterliegen, bleibt das Haftungsrisiko bestehen. Wer auf Nummer sicher gehen will, braucht ein Tool mit europäischem oder deutschem Hosting.

Die 7 besten Calendly-Alternativen 2026 im Überblick

Die folgende Tabelle zeigt die sieben besten kostenlosen Calendly-Alternativen und bezahlten Optionen auf einen Blick.

1. Zeeg: DSGVO-konforme Calendly-Alternative aus Deutschland

Zeeg kostet ab €10 pro Nutzer und Monat (jährlich), hat einen dauerhaft kostenlosen Starter-Plan mit 2 Buchungsseiten und unbegrenzten Terminen und hostet alle Daten über die Deutsche Telekom Cloud in Deutschland. Das macht Zeeg zur natürlichsten Wahl für alle, die eine gute Calendly-Alternative mit deutschem Hosting suchen.

Preise

Der kostenlose Starter-Plan enthält zwei Buchungsseiten, unbegrenzte Termine, Kalenderintegration (Google, Outlook, Apple) sowie Videokonferenz-Integration (Zoom, Google Meet, Teams). Bezahlte Pläne beginnen ab €10 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung.

DSGVO

Zeeg speichert alle Daten in Deutschland, nutzt TLS-Verschlüsselung und verarbeitet Daten ausschließlich nach EU-Recht. Für die meisten deutschen Freelancer und Kleinstunternehmen ist das ausreichend, ohne weiteren Aufwand.

Für wen ist Zeeg geeignet?

Zeeg passt am besten zu Solo-Selbstständigen, Freelancern und kleinen Remote-Teams, die eine kostenlose oder günstige Calendly-Alternative mit DSGVO-Sicherheit suchen. Die Bedienung ist ähnlich intuitiv wie Calendly. Wer komplexe Automationen oder tiefe CRM-Integrationen braucht, kommt beim Free-Plan schnell an Grenzen.

2. meetergo: ISO 27001, deutsches Hosting, für Teams

meetergo hostet in Frankfurt, ist ISO 27001-zertifiziert und bietet einen dauerhaft kostenlosen Basic-Plan. Essentials-Plan ab €7 pro Monat (jährlich). Zeeg und meetergo sind die beiden stärksten deutschen Alternativen zu Calendly für den B2B-Bereich.

Preise

Der Basic-Plan ist dauerhaft kostenlos. Er enthält unbegrenzte Meetings, Kalendersync, Video-Integration und sogar Meeting-Transkription. Der Essentials-Plan kostet €7 pro Monat bei jährlicher Zahlung (€9 monatlich) und fügt unbegrenzte Meeting-Typen, Automationen, Erinnerungen und CRM-Integrationen (HubSpot, Pipedrive) hinzu.

DSGVO

meetergo ist nach ISO 27001 zertifiziert, betreibt keine Datentransfers in Drittländer und bietet cookie-freie Buchungsseiten an. Für Agenturen oder Unternehmen mit Compliance-Vorgaben ist meetergo die stärkste deutsche Option.

Für wen ist meetergo geeignet?

meetergo passt am besten zu Teams und Agenturen, die über die reine Terminbuchung hinaus Automationen, CRM-Anbindung und nachweisbare DSGVO-Compliance brauchen. Der dauerhaft kostenlose Basic-Plan macht es auch für Einzelpersonen attraktiv, die mehr Features wollen als beim Zeeg-Starter.

3. Cal.com: Open-Source-Alternative zu Calendly

Cal.com ist die bekannteste Open-Source-Lösung im Bereich Terminbuchung: MIT-Lizenz, selbst hostbar auf eigenen Servern, Cloud-Version dauerhaft kostenlos. Teams zahlen ab $12 pro Nutzer und Monat (jährlich). Für technische Nutzer ist Cal.com die beste Calendly-Alternative mit voller Datenkontrolle.

Preise

Die Cloud-Version ist kostenlos nutzbar, mit unbegrenzten Event-Typen, Kalenderverbindungen, über 100 Integrationen und Stripe-Zahlungsintegration. Teams zahlen ab $12 pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung für Round-Robin-Scheduling, Routing-Formulare und Buchungsanalysen.

DSGVO

Bei Self-Hosting liegt die Datensouveränität vollständig beim Betreiber. Das ist die sicherste Option überhaupt. Bei der Cloud-Version sollte man den aktuellen Serverstandort prüfen, da Cal.com auch US-Infrastruktur nutzt.

Für wen ist Cal.com geeignet?

Cal.com ist die beste Wahl für tech-affine Remote-Teams und Entwickler, die eine vollständig kontrollierbare Lösung wollen. Für nicht-technische Nutzer ohne eigenen Server ist die Cloud-Version eine gute kostenlose Alternative, solange man den Serverstandort vorab abklärt.

4. Doodle: Der Klassiker für Gruppen-Terminabstimmungen

Doodle verfolgt einen anderen Ansatz als Calendly: Statt 1:1-Buchungen liegt der Fokus auf der Terminfindung in Gruppen. Mehrere Personen stimmen über verfügbare Zeitfenster ab, der Organisator wählt den passenden Slot. Das ist ideal für Team-Meetings, Board-Calls oder Events mit mehreren Teilnehmern.

Preise und DSGVO

Doodle bietet einen kostenlosen Plan für Einzelpersonen. Bezahlte Pläne für professionelle Nutzung beginnen bei ca. €7 pro Monat für Teams. Doodle ist ein Schweizer Unternehmen und unterliegt nicht dem US-Recht. Die genauen Server-Standorte und Unterauftragsverarbeiter sollte man dennoch prüfen.

Für wen ist Doodle geeignet?

Doodle ist kein vollwertiger Ersatz für Calendly bei automatisierten 1:1-Buchungen. Es ist die richtige Wahl, wenn der Hauptanwendungsfall die Gruppenabstimmung ist, zum Beispiel für wöchentliche Team-Syncs oder Veranstaltungen mit vielen Teilnehmern.

5. HubSpot Meetings: Kostenlos für CRM-Nutzer

HubSpot Meetings ist Teil der HubSpot Sales-Suite: bis 2 Nutzer kostenlos mit persönlicher Buchungsseite, HubSpot Starter ab €12 pro Nutzer und Monat mit Team-Features. Für Nutzer, die bereits HubSpot CRM einsetzen, ist das eine praktische kostenlose Calendly-Alternative ohne extra Abo.

DSGVO

HubSpot hat europäische Rechenzentren und stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit. Für strenge DSGVO-Anforderungen sollte man prüfen, ob Daten in der EU-Region verbleiben, da HubSpot auch US-Datenzentren betreibt.

Für wen ist HubSpot Meetings geeignet?

HubSpot Meetings lohnt sich fast ausschließlich für Teams, die bereits HubSpot CRM nutzen oder evaluieren. Wer kein HubSpot-Nutzer ist, bekommt mit Zeeg oder meetergo mehr Terminbuchungs-Funktionalität für weniger Geld.

6. TidyCal: Einmalzahlung statt Abo

TidyCal kostet $99 pro Jahr oder per AppSumo-Lifetime-Deal einmalig $29. Der kostenlose Plan enthält unbegrenzte Buchungen ohne Branding. Für Solopreneure, die grundsätzlich keine Abo-Modelle wollen, ist das die günstigste Calendly-Alternative am Markt.

DSGVO

TidyCal ist ein US-Unternehmen. Für Nutzer in Deutschland, die kundenbezogene Daten verarbeiten, ist TidyCal ohne tiefere Prüfung nicht DSGVO-konform. Als rein internes Tool ohne Kundenkontakt ist das Risiko geringer.

Für wen ist TidyCal geeignet?

TidyCal ist richtig für Solopreneure und Freelancer, die Abo-Modelle generell ablehnen und bei denen DSGVO-Compliance keine Priorität hat. Das gilt zum Beispiel, wenn die Buchungsseite nur für US-Kunden oder intern genutzt wird.

7. YouCanBook.me: Für individuelle Buchungsseiten

YouCanBook.me setzt auf maximale Flexibilität. Stark anpassbare Buchungsformulare, bedingte Logik, Zahlungsintegration über Stripe und Videokonferenz-Integration sind alle im kostenlosen Plan enthalten. Bezahlte Pläne mit mehreren Buchungsseiten und Team-Features gibt es ebenfalls; genaue Preise werden nach der Anmeldung angezeigt.

DSGVO

YouCanBook.me ist ein britisches Unternehmen und damit nicht direkt US-CLOUD-Act-Risiken ausgesetzt. Für eine vollständige DSGVO-Bewertung sollte man die Unterauftragsverarbeiter prüfen.

Für wen ist YouCanBook.me geeignet?

YouCanBook.me passt zu Coaches, Beratern und Dienstleistern, die sehr individuelle Buchungsformulare mit eigener Logik und Zahlungsabwicklung brauchen. Die hohe Anpassbarkeit ist der klare Vorteil gegenüber simpleren Tools wie Zeeg.

Welche Calendly-Alternative passt zu dir?

Die richtige Wahl hängt vom konkreten Anwendungsfall ab.

Wenn DSGVO-Konformität Pflicht ist und deutsches Hosting gebraucht wird: Zeeg oder meetergo. Beide sind dauerhaft kostenlos nutzbar und decken die Anforderungen der meisten deutschen Freelancer und Teams ab.

Wenn volle Datenkontrolle durch Self-Hosting wichtig ist: Cal.com.

Wenn in der Gruppe Termine abgestimmt werden sollen: Doodle ist besser als Calendly, weil es dafür gebaut wurde.

Wenn bereits HubSpot CRM im Einsatz ist: HubSpot Meetings als kostenlose Ergänzung.

Wenn Abo-Modelle grundsätzlich abgelehnt werden: TidyCal mit dem Lifetime-Deal.

Wenn individuelle Buchungsformulare mit viel Logik und Branding gebraucht werden: YouCanBook.me.

So wechselst du von Calendly zu einer Alternative

Der Wechsel von Calendly zu einer neuen Terminbuchungs-Software ist in fünf Schritten erledigt und dauert in der Regel weniger als eine Stunde.

1. Bestehende Termine exportieren. Calendly erlaubt den Export aller geplanten Termine als CSV-Datei. Den Kalender kann man als iCal-Feed exportieren und in Google Calendar oder Outlook importieren.

2. Neue Buchungsseite einrichten. Konto anlegen, Kalender verbinden und Buchungsseite konfigurieren. Bei Zeeg und meetergo dauert das ca. 15 bis 30 Minuten.

3. Links aktualisieren. Calendly-Links in der E-Mail-Signatur, auf der Website, in LinkedIn und in Onboarding-Mails durch die neuen Links ersetzen. Das geht meistens in wenigen Minuten.

4. Integrationen reconnecten. Zoom, Slack, Zapier, CRM und andere Integrationen im neuen Tool neu einrichten. In Zeeg, meetergo und Cal.com gibt es dafür native Integrationen.

5. Calendly-Abo kündigen. Erst am Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums kündigen, damit keine ungenutzten Tage verloren gehen. Anteilige Rückerstattungen bietet Calendly nicht an.

FAQ: Häufige Fragen zu Calendly-Alternativen

Ist Calendly DSGVO-konform?

Calendly ist nicht DSGVO-konform im strengen Sinne. Als US-amerikanisches Unternehmen mit Servern auf AWS in den USA unterliegen alle gespeicherten Daten dem CLOUD Act und FISA 702. US-Behörden können unter bestimmten Umständen auf diese Daten zugreifen. Für Unternehmen mit europäischen Kunden birgt das ein reales Haftungsrisiko nach Art. 83 DSGVO.

Welche Calendly-Alternative ist kostenlos?

Zeeg, meetergo und Cal.com bieten dauerhaft kostenlose Pläne. Zeeg eignet sich am besten für Freelancer (2 Buchungsseiten, unbegrenzte Termine), meetergo ist stärker im B2B-Bereich (unbegrenzte Meetings im Basic-Plan), Cal.com bietet die größte Funktionstiefe bei unbegrenzten Event-Typen und über 100 Integrationen.

Was ist die beste Calendly-Alternative für Remote-Teams?

Für Remote-Teams in Deutschland ist meetergo die stärkste Option: deutsches Hosting in Frankfurt, ISO 27001, Automationen und CRM-Integration. Cal.com ist die bessere Wahl für internationale Tech-Teams, die Flexibilität und volle Datenkontrolle durch Self-Hosting bevorzugen.

Kann ich meinen Calendly-Kalender exportieren?

Calendly erlaubt den Export geplanter Termine als CSV-Datei. Den Kalender-Feed kann man über einen iCal-Link abonnieren. Ein direkter Migrations-Import in andere Tools ist nicht vorgesehen. Die Konfiguration muss im neuen Tool komplett neu aufgesetzt werden.

Gibt es eine deutsche Calendly-Alternative?

Ja. Zeeg und meetergo sind beide deutsche Unternehmen mit Hosting in Deutschland. Zeeg hostet über die Deutsche Telekom Cloud, meetergo betreibt eigene Server in Frankfurt mit ISO 27001-Zertifizierung. Beide sind explizit auf die DSGVO-Anforderungen des deutschen und europäischen Markts ausgerichtet.