Xero ist eine der bekanntesten Buchhaltungslösungen weltweit. Für Freelancer in Deutschland passt sie trotzdem selten. Wer nach einer Xero Alternative sucht, meint meistens eine Lösung, die GoBD-konform arbeitet, ELSTER direkt anbindet und dem Steuerberater einen sauberen DATEV-Export liefert. Genau das vergleicht dieser Artikel: sechs Buchhaltungs-Tools, die für deutsche Freelancer tatsächlich funktionieren, mit Preisen, Funktionen und einer klaren Einschätzung, welches Tool zu welchem Freelancer-Typ passt.
Warum ist Xero für deutsche Freelancer keine gute Wahl?
Xero deckt die wichtigsten Anforderungen deutscher Freelancer nicht ab. Drei Dinge fehlen: eine native DATEV-Schnittstelle, eine direkte ELSTER-Anbindung für die Umsatzsteuervoranmeldung und eine GoBD-Zertifizierung nach deutschem Standard. Für britische oder US-amerikanische Nutzer ist das kein Problem. Für einen deutschen Freiberufler mit Steuerberater oder Finanzamt-Pflichten schon.
Das heißt nicht, dass Xero eine schlechte Software ist. Buchhaltungsfunktionen, Bankenmanagement und Mehrwährungsunterstützung sind solide, und international mobile Freelancer schätzen genau das. Wer in Deutschland Steuern zahlt, braucht aber mehr als solide Buchhaltung. Er braucht ein Tool, das direkt mit dem Finanzamt und dem Steuerberater kommuniziert.
In der Praxis fallen drei Lücken am meisten auf. Erstens: Belege müssen manuell für die deutsche Steuererklärung aufbereitet werden, weil das native EÜR-Format fehlt. Zweitens bleibt die Umsatzsteuervoranmeldung Handarbeit, weil keine ELSTER-Schnittstelle existiert. Drittens akzeptieren viele deutsche Steuerberater keinen Xero-Export ohne zusätzliche Konvertierung, weil das DATEV-Format fehlt. Jede dieser Lücken kostet Zeit. Eine Software, die von Anfang an für den deutschen Markt gebaut wurde, lässt diese Zeit gar nicht erst entstehen.
Was muss eine Buchhaltungssoftware für Freelancer in Deutschland können?
Eine gute Buchhaltungssoftware für deutsche Freelancer erfüllt sechs Grundanforderungen, bevor Preis oder Design überhaupt eine Rolle spielen.
GoBD-Konformität steht an erster Stelle: die Software muss die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern erfüllen. Sie sollte außerdem die Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR, automatisch erstellen, denn die meisten Freelancer nutzen diese vereinfachte Gewinnermittlung statt einer vollständigen Bilanzierung. Eine direkte ELSTER-Anbindung erspart die manuelle Übertragung der Umsatzsteuervoranmeldung ins Finanzamt-Portal. Sobald ein Steuerberater mitarbeitet, wird ein DATEV-Export zur Pflicht. Auch die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG muss die Software korrekt abbilden, damit Rechnungen ohne ausgewiesene Umsatzsteuer automatisch richtig formatiert werden. Zuletzt: E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD müssen sich erstellen und empfangen lassen.
Der letzte Punkt wird 2026 besonders wichtig. Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ab Januar 2027 wird der Versand strukturierter E-Rechnungen für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz zur Pflicht. Ab Januar 2028 gilt das für praktisch alle B2B-Rechnungen in Deutschland. Wer jetzt ein Tool ohne E-Rechnungsfunktion wählt, muss in ein bis zwei Jahren ohnehin wechseln.
Zeiterfassung, ein Kundenportal oder eine mobile App sind sinnvoll, aber kein Muss. Entscheidend sind die sechs Grundanforderungen oben.
Die 6 besten Xero-Alternativen für Freelancer im Vergleich
Die folgende Tabelle vergleicht alle sechs Tools auf einen Blick. Direkt darunter folgt zu jedem Tool eine ausführlichere Einschätzung mit Stärken, Schwächen und Preis.
| Tool | Preis ab | GoBD | ELSTER | DATEV-Export | Besonderheit |
|---|---|---|---|---|---|
| sevDesk | ab 8,90 Euro/Monat (24-Monats-Laufzeit), 12,90 Euro bei monatlicher Zahlung | Ja | Ja | Ja | Kostenlose Basisversion, 4.000+ Bankverbindungen |
| Lexware Office | ab 7,90 Euro/Monat (S-Tarif, nur Belegerfassung) | Ja | Ja (ab höherem Tarif) | Ja | Marktführer, größtes Steuerberater-Netzwerk |
| FastBill | 9 Euro/Monat, volle DATEV-Anbindung ab 27 Euro/Monat | Ja | Ja | Basis ab 9 Euro, DATEV-Rechnungsdatenservice ab 27 Euro | Starke wiederkehrende Rechnungen (ab Pro-Tarif) |
| Papierkram | kostenlos, ab 9,90 Euro/Monat | Ja | indirekt über EÜR/UStVA-Export | Ja | Zeiterfassung fest integriert |
| Zoho Books | kostenlos, ab 30 Euro/Monat | Ja (deutsche Edition) | Nein, aber XRechnung/ZUGFeRD | Ja | Starke Mehrwährungsfunktionen |
| FreshBooks | ab ca. 15 US-Dollar/Monat | Nein | Nein | Nein | Beste Wahl bei überwiegend internationalen Kunden |
1. sevDesk
sevDesk ist eine der bekanntesten deutschen Buchhaltungslösungen. Sie deckt die komplette Bandbreite ab, von der einfachen Rechnung bis zur vollständigen Finanzbuchhaltung. Die Software bindet mehr als 4.000 Banken an, erkennt Belege automatisch per OCR-Scan und übermittelt die Umsatzsteuervoranmeldung direkt an ELSTER.
Die kostenlose Version reicht für einfache Angebote und Rechnungen. Der Rechnung-Tarif kostet ab 8,90 Euro im Monat bei 24-monatiger Laufzeit, bei monatlicher Zahlung liegt der Preis bei 12,90 Euro. Wer volle Buchhaltung mit EÜR und ELSTER-Anbindung braucht, zahlt ab 19,90 Euro im Monat für den Buchhaltungs-Tarif. Der DATEV-Export für den Steuerberater ist im höheren Tarif enthalten.
Für Freelancer, die viele Bankverbindungen parallel führen, etwa ein Geschäftskonto und ein separates Konto für Rücklagen, ist die hohe Zahl an unterstützten Banken ein echter Zeitgewinn. Belege lassen sich per Foto aus der mobilen App hochladen, sevDesk ordnet sie automatisch der passenden Buchung zu. Über 60 Schnittstellen zu Zahlungsdienstleistern, Onlineshops und weiteren Tools runden das Angebot ab, was besonders für Freelancer mit einem Onlineshop nebenbei relevant ist.
Klarer Vorteil: die moderne, aufgeräumte Oberfläche und die hohe Zahl an Bankintegrationen. Der Nachteil zeigt sich bei Zusatzfunktionen wie dem Mahnwesen, die teils separat berechnet werden. Wer eine feste Zeiterfassung für Stundenabrechnung braucht, muss zusätzlich ein externes Tool anbinden, da sevDesk diese Funktion nicht fest integriert.
2. Lexware Office (lexoffice)
Lexware Office, früher lexoffice, ist mit über 400.000 Kunden der größte Anbieter im deutschen Markt für Freelancer-Buchhaltung. Die Software kommt vom etablierten Haufe-Lexware-Konzern und hat das größte Netzwerk an Steuerberatern, die bereits mit dem Tool arbeiten.
Der Einstiegstarif S kostet 7,90 Euro im Monat, deckt aber nur Belegerfassung und -archiv ab, noch keine vollständige Umsatzsteuervoranmeldung oder EÜR. Diese Funktionen kommen erst mit dem M-Tarif für 12,90 Euro im Monat dazu, GuV und Bilanzierung setzen den L-Tarif für 21,90 Euro voraus, und der E-Rechnungsversand mit Serienrechnungen und API-Zugang bleibt dem höchsten XL-Tarif ab 32,90 Euro im Monat vorbehalten. Wer nur Rechnungen schreiben will, kommt günstiger weg. Wer echte Buchhaltung braucht, zahlt mehr als bei den meisten Alternativen.
Neben der Buchhaltung bietet Lexware Office ein optionales Lohnabrechnungsmodul, was für Freelancer sinnvoll wird, sobald der erste Mitarbeiter oder eine Aushilfe dazukommt. Die Steuerberater-Anbindung erlaubt direkten Lesezugriff, sodass der Steuerberater laufend mitprüfen kann, statt nur am Quartalsende einen Export zu erhalten. Bewertungen auf Trusted und im App Store liegen konstant über 4,5 von 5 Sternen, ein Hinweis auf einen stabilen Support.
Der Vorteil liegt in der Verbreitung. Weil so viele Steuerberater Lexware Office bereits kennen, läuft die Zusammenarbeit oft reibungsloser als mit einem weniger bekannten Tool. Nachteilig sind die im Vergleich hohe Einstiegshürde für vollständige Buchhaltungsfunktionen und das Fehlen einer integrierten Zeiterfassung, die Freelancer mit stundenbasierter Abrechnung separat lösen müssen.
3. FastBill
FastBill positioniert sich klar für Freelancer, kleine Unternehmen und Agenturen, die wiederkehrende Rechnungen automatisieren wollen. Das Modul für automatische, wiederkehrende Rechnungen gehört zu den stärksten am Markt, ist allerdings erst ab dem Pro-Tarif verfügbar. Besonders gut passt das zu Freelancern mit Retainer-Kunden oder Abo-Leistungen, die ohnehin in eine höhere Tarifstufe wachsen.
Der Einstiegstarif Solo kostet 9 Euro im Monat und enthält GoBD-konforme Buchhaltung sowie einen einfachen DATEV-Export. Der vollständige DATEV-Rechnungsdatenservice und die automatisierten wiederkehrenden Rechnungen setzen den Pro-Tarif ab 27 Euro im Monat voraus. Die Server stehen in Deutschland, ein Pluspunkt für Freelancer mit strengen Datenschutzanforderungen.
Mehr als 70.000 Kunden nutzen FastBill nach eigenen Angaben, ein großer Teil davon Einzelunternehmer und kleine Agenturen. Automatische Zahlungserinnerungen und ein integriertes Mahnwesen sparen Zeit bei Kunden, die regelmäßig spät zahlen. Die Belegerkennung per App funktioniert zuverlässig für Standardbelege, komplexere Reisekostenabrechnungen bleiben aber manuell.
Der Vorteil: niedriger Einstiegspreis mit GoBD-konformer Basisbuchhaltung, kombiniert mit dem stärksten Modul für wiederkehrende Rechnungen in diesem Vergleich, sobald der Pro-Tarif erreicht ist. Schwächer aufgestellt ist FastBill bei Projektmanagement und Zeiterfassung, beides muss bei Bedarf über externe Tools ergänzt werden. Wer von Anfang an vollen DATEV-Datenservice und Automatisierung braucht, sollte direkt mit 27 Euro im Monat kalkulieren statt mit dem günstigeren Einstiegspreis.
4. Papierkram
Papierkram unterscheidet sich von den anderen Tools durch eine fest integrierte Zeiterfassung, die direkt in Rechnungen einfließt. Für Freelancer, die nach Stunden abrechnen, spart das einen separaten Zeiterfassungs-Dienst.
Schon die kostenlose Version deckt E-Rechnungen und einfache Buchhaltung ab, im Vergleich zu den meisten Wettbewerbern ungewöhnlich großzügig. Wer DATEV-Export, automatische EÜR und UStVA-Vorbereitung braucht, zahlt ab 9,90 Euro im Monat.
Neben Zeiterfassung und Rechnungsstellung bringt Papierkram ein einfaches Projektmanagement mit, inklusive Budgetüberblick pro Projekt. Das richtet sich besonders an Freelancer aus Bereichen wie Design, Beratung oder Softwareentwicklung, die Aufträge in klar abgegrenzten Projekten abrechnen. Die mobile App deckt Zeiterfassung und Belegerfassung unterwegs ab, für die vollständige Buchhaltung bleibt die Desktop-Oberfläche die bessere Wahl.
Der Vorteil: kostenloser Einstieg plus integrierte Zeiterfassung und Projektmanagement, die sonst oft zwei separate Tools erfordern. Die Bankintegrationsliste fällt im Vergleich zu sevDesk oder Lexware Office kleiner aus, was bei Freelancern mit mehreren Geschäftskonten ins Gewicht fallen kann.
5. Zoho Books
Zoho Books ist die internationale Option unter den deutschen Empfehlungen. Eine eigene deutsche Edition unterstützt GoBD-konforme Rechnungen sowie XRechnung- und ZUGFeRD-Formate. Für Freelancer mit Kunden in mehreren Ländern und unterschiedlichen Währungen bietet Zoho Books die stärkste Mehrwährungsfunktion in diesem Vergleich, inklusive automatischer und manueller Wechselkurse.
Für sehr kleine Umsätze reicht die kostenlose Version. Die bezahlten Tarife beginnen bei rund 30 Euro im Monat für den Professional-Tarif. Eine direkte ELSTER-Anbindung fehlt zwar, dafür lässt sich die Umsatzsteuervoranmeldung über den DATEV-Export an den Steuerberater weiterreichen.
Als Teil des größeren Zoho-Ökosystems lässt sich Zoho Books direkt mit Zoho CRM, Zoho Projects und weiteren Zoho-Anwendungen verbinden, was für Freelancer sinnvoll ist, die bereits andere Zoho-Tools im Einsatz haben oder ihr Geschäft international skalieren wollen. Kunden- und Lieferantenportale mit rollenbasierten Zugriffsrechten gehören ebenfalls zum Funktionsumfang, ein Detail, das bei rein deutschen Tools in dieser Preisklasse selten ist.
Der Vorteil: internationale Kundenverwaltung, starke Mehrwährungsfunktionen und ein breites App-Ökosystem bei grundsätzlicher GoBD-Tauglichkeit. Was fehlt, ist die direkte ELSTER-Übermittlung, die deutsche Tools wie sevDesk oder FastBill bieten.
6. FreshBooks
FreshBooks ist in diesem Vergleich die einzige Option ohne deutsche Lokalisierung. Keine GoBD-Zertifizierung, keine ELSTER-Anbindung, kein DATEV-Export. Wer überwiegend mit deutschen Finanzämtern und Steuerberatern arbeitet, sollte FreshBooks deshalb nicht als Hauptbuchhaltung nutzen.
Warum steht FreshBooks trotzdem in dieser Liste? Für Freelancer, deren Kunden fast ausschließlich außerhalb Deutschlands sitzen, etwa in den USA oder Großbritannien, bietet FreshBooks eine einfache, international gewohnte Rechnungsstellung mit Zeiterfassung und Projektabrechnung. Die Einstiegstarife beginnen bei umgerechnet etwa 15 US-Dollar im Monat.
FreshBooks punktet mit einer der einfachsten Oberflächen in diesem Vergleich und einer Zeiterfassung, die sich direkt in Rechnungen umwandeln lässt, ein Workflow, der bei internationalen Kunden auf Stundenbasis gut funktioniert. Über 160 Länder werden laut Anbieter unterstützt, samt Zahlungsabwicklung in mehreren Währungen. Für einen deutschen Freelancer mit gemischtem Kundenstamm bleibt aber die Frage offen, wie die deutsche Steuererklärung ohne EÜR-Unterstützung erstellt wird, meist braucht es dafür zusätzlich ein deutsches Tool oder den Steuerberater.
Die Bedienung für internationale Rechnungsstellung ist einfach, das spricht für FreshBooks. Entscheidend ist aber der Nachteil: die komplett fehlende deutsche Steuer-Compliance. Ein deutscher Freelancer mit deutschen Kunden braucht parallel eine GoBD-konforme Lösung oder wählt direkt eines der anderen fünf Tools.
Welches Tool passt zu welchem Freelancer-Typ?
Die Wahl hängt weniger vom “besten” Tool ab als davon, wie ein Freelancer arbeitet und wer die Steuererklärung übernimmt.
Mit Steuerberater fahren Solo-Freelancer mit Lexware Office oder sevDesk am sichersten, weil beide einen soliden DATEV-Export liefern und die meisten Steuerberater beide Formate kennen. Ohne Steuerberater, wer also selbst über ELSTER einreichen will, ist bei sevDesk oder FastBill besser aufgehoben. Beide binden die Umsatzsteuervoranmeldung direkt an.
Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG, die keine Umsatzsteuer ausweisen müssen, kommen mit Papierkram am günstigsten weg. Die kostenlose Version deckt E-Rechnungen und einfache Buchhaltung bereits ab. Wer nach Stunden abrechnet und eine feste Zeiterfassung braucht, sollte ebenfalls zuerst Papierkram prüfen.
Zoho Books passt zu Freelancern mit überwiegend internationalen Kunden und mehreren Währungen, solange noch eine Möglichkeit für den DATEV-Export an den Steuerberater besteht. Wer fast ausschließlich außerhalb Deutschlands abrechnet und selbst keine deutsche Umsatzsteuer-Pflicht hat, kann FreshBooks in Betracht ziehen. Die fehlende GoBD-Konformität sollte dann vorher mit dem Steuerberater geklärt werden.
Häufig gestellte Fragen zu Xero-Alternativen für Freelancer
Ist Xero in Deutschland überhaupt nutzbar?
Ja, Xero lässt sich technisch auch in Deutschland nutzen, allerdings ohne native DATEV-Schnittstelle, ohne direkte ELSTER-Anbindung und ohne deutsche GoBD-Zertifizierung. Für internationale Freelancer mit wenig deutschem Steuerbezug kann das reichen. Für die meisten deutschen Freiberuflichen mit Steuerberater oder Finanzamt-Pflichten ist eine deutsche Alternative die praktischere Wahl.
Welche Buchhaltungssoftware ist für Kleinunternehmer kostenlos?
Papierkram bietet die großzügigste kostenlose Version mit E-Rechnungsfunktion und einfacher Buchhaltung. sevDesk und Zoho Books haben ebenfalls kostenlose Einstiegsstufen, allerdings mit eingeschränkterem Funktionsumfang als die bezahlten Tarife.
Brauche ich als Freiberufler eine DATEV-Schnittstelle?
Nur wenn ein Steuerberater die Buchhaltung mitbetreut oder prüft. Wer die komplette Steuererklärung selbst über ELSTER einreicht, kommt auch ohne DATEV-Export aus, sollte dann aber auf eine direkte ELSTER-Anbindung im Tool achten.
Ist E-Rechnung für Freelancer ab 2027 Pflicht?
Ab Januar 2027 wird der Versand strukturierter E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz verpflichtend. Ab Januar 2028 gilt die Pflicht für praktisch alle B2B-Rechnungen in Deutschland. Empfangen können müssen alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer, elektronische Rechnungen bereits seit Januar 2025.
Kann ich meine Buchhaltung ohne Steuerberater selbst machen?
Ja, viele Freelancer erstellen ihre Einnahmenüberschussrechnung und Umsatzsteuervoranmeldung selbst über ein Tool mit direkter ELSTER-Anbindung wie sevDesk oder FastBill. Eine vollständige, bilanzierungspflichtige Buchhaltung mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz sollte dagegen mit einem Steuerberater abgestimmt werden.
