H
AI Systems Integration Specialist
Hireframe · 📍 Remote | Philippines · 🕒 1 days ago
📊 Mid
🌍 Remote
🕒 Teilzeit
H
Event Specialist
Auf einen Blick
Event Operations Spezialist zur Verwaltung komplexer Multi-Event-Saison mit 6 Veranstaltungen, Vendor-Zahlungen und Budget-Tracking. Schnittstelle von Finanzen und Operations mit Fokus auf proaktiver Kommunikation.
💰 ~$45.000–60.000/Jahr (geschätzt)
📊 Mid-Level
🕒 Vollzeit
🌍 Remote
🗺️ Americas
- 3–5 Jahre Production Coordinator oder Event Operations Erfahrung
- Starke Google Sheets und Budget-Verwaltung
- Vendor Payment Onboarding und Procurement
- Scharfe englische schriftliche Kommunikation
Google Sheets
Ramp
Asana
Gehalt geschätzt anhand Typisches Gehalt für Mid-Level Event Operations Coordinator mit 3–5 Jahren Erfahrung. Kein Gehalt in der Anzeige angegeben.
✅ Geeignet für
- Production und Event Operations Profis mit Finanzerfahrung
- Organized Detail-Orientierte Menschen mit proaktiver Mentalität
- Multi-Currency und internationales Event-Management interessierte Personen
🚫 Weniger geeignet
- Anfänger ohne Event Operations oder Production Finance Hintergrund
- Personen, die nicht remote arbeiten möchten
- Nicht-englische Sprecher oder schwache schriftliche Kommunikation
💡 Gut zu wissen
- Rolle erfordert Ramp und Asana Fachkenntnis oder schnelle Lernbereitschaft
- Multi-Währungs-Budgetierung und Abstimmungen sind kritisch
- PST Working Hours oder Anpassung an EST erforderlich für Koordination
Über das Unternehmen
Hireframe bietet Nearshore- und Offshore-Staffing-Lösungen mit Teams in USA, Mexiko und Philippinen.
Deine Aufgaben
- Tag-für-Tag Verwaltung des Event-Budgets über die Saison – Aktualitäten aufzeichnen, Abweichungen verfolgen und Flaggen bei Budget-Abweichungen
- Vendor-Onboarding und Payment-Verarbeitung in Ramp verwalten: neue Vendors einrichten, Zahlungen zur Genehmigung einreichen, Rechnungen korrekt codiert sicherstellen
- Staged Vendor-Zahlungspläne (Anzahlungen, Milestone-Trigger, Finalbezahlungen) überwachen
- Multi-Währungsabstimmungen über USD, AUD und CAD unterstützen; Conversion-Impacts auf Budget flaggen
- Aufkommende Risiken proaktiv aufdecken – Budget-Überläufe, Vendor-Verzögerungen, fehlende Deliverables
- Als klare, zuverlässige Kommunikationshub zwischen Team und externen Vendors dienen
- Präzise Budget-Zusammenfassungen und Status-Updates für Leadership vorbereiten
- Asana Task-Queue priorisieren – Identifikation von Dringlichkeit, Blockierungen und Eskalationen
- Event-Timelines, Pre-Production Checklists und Run-of-Show Dokumente erstellen
Deine Voraussetzungen
- 3–5 Jahre in Production Coordinator, Production Finance oder Event Operations
- Starke Beherrschung komplexer Tabellenkalkulationen (Google Sheets)
- Erfahrung mit Vendor-Zahlungen und Onboarding
- Scharfe englische Kommunikation – Vendor-Kommunikationen, intern Slack und Leadership Summaries müssen klar und professionell sein
- Proaktiver Communicator – Probleme vor Brandausbrüchen flaggen
- Fähigkeit, PST-Geschäftszeiten zu arbeiten oder wenige Stunden vorher, um mit EST ausgerichtet zu werden
Benefits
- Permanente Remote Work Flexibilität
- Paid Time Off
- Health Maintenance Organization (HMO) Coverage
- Jährliche Performance-Bonuses
- Dedizierte Coaches für Support und Skill-Building
- Gelegenheiten für berufliche Entwicklung