Office Manager (Operations & Administration)

remote-job.net Job-Zusammenfassung:

💶 Gehalt:	keine Angabe
⏰ Wöchentliche Arbeitszeit:	Vollzeit
🔍 Empfohlene Erfahrung:	Junior
🎓 Empfohlene Ausbildung:	keine Angabe
📋 Hauptaufgaben:	Kundenkommunikation und -betreuung sicherstellen. Tägliche Einsatzplanung und Lösung von Zeitkonflikten. Verarbeitung von Rechnungen, Lohn- und Finanzdaten.
✅ Hauptvoraussetzungen:	Mind. 2 Jahre Erfahrung in Office-/Operations-Rollen. Hohe Organisationsfähigkeit und Detailorientierung. Technikaffinität; Englisch fließend, Spanisch von Vorteil.
🏭 Branche:	Reinigungsdienstleistungen

Über das Unternehmen

Ivory Pines Cleaning ist ein Reinigungsdienstleister mit Sitz in Raleigh, North Carolina, USA. Das Unternehmen legt Wert auf Professionalität, strukturierte Abläufe und exzellente Kundenerfahrung.

Die Rolle des Office Managers ist zentral für den operativen Erfolg: Sie/Er sorgt für reibende Abläufe zwischen Kunden, Reinigungsteams und Führung und trägt maßgeblich zur Zuverlässigkeit und Wahrnehmung des Unternehmens bei. Weitere Informationen: https://www.ivorypinescleaning.com/

Aufgaben

• Kundenkommunikation: Bearbeitung eingehender Anrufe, E-Mails und Nachrichten; schnelle Lösung von Kundenfragen und -problemen.
• Planung & Betrieb: Erstellen, Verwalten und Anpassen von Einsatzplänen; Lösung von Planungskonflikten und Koordination mit Reinigungsteams.
• Finanzen & Verwaltung: Verarbeitung von Rechnungen, Zahlungen und Abrechnungen; Eingabe von Lohn-, Kilometer- und Arbeitszeitdaten; Verwaltung von Kreditoren.
• HR & Administrative Unterstützung: Unterstützung bei Einstellung und Onboarding; Pflege von Mitarbeiterunterlagen und Unterstützung bei Prozessverbesserungen.
• Reporting & Projekte: Unterstützung bei Berichten, Nachverfolgung und Sonderprojekten; Pflege organisierter Daten zur Entscheidungsunterstützung.

Voraussetzungen

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in Office Management, Operations oder administrativer Unterstützung (erfahrung in serviceorientierten Unternehmen bevorzugt).
• Starke Kommunikationsfähigkeiten, Teamorientierung und hohe Organisationsfähigkeit mit ausgeprägter Detailgenauigkeit.
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten in einem schnelllebigen Umfeld zu managen; technikaffin und lernbereit für neue Systeme.
• Stabile Internetverbindung erforderlich; bilingual (Englisch/Spanisch) wird ausdrücklich begrüßt.

Benefits

• Bezahlung abhängig von Erfahrung und Leistung (genauer Rahmen nicht angegeben).
• Möglichkeit für Bonuszahlungen.
• Flexible Urlaubsregelung.
• Bezahlte unternehmensweite Feiertage.