Executive Administrative Assistant (C-Suite Support)

remote-job.net Job-Zusammenfassung:

💶 Gehalt:	81.493 – 112.049
⏰ Wöchentliche Arbeitszeit:	Vollzeit
🔍 Empfohlene Erfahrung:	Senior
🎓 Empfohlene Ausbildung:	Associate- oder Bachelorabschluss (oder 1–2 Jahre Berufs-/Fachausbildung); ggf. spezialisierte Zertifizierungen
📋 Hauptaufgaben:	Koordination komplexer Termine und Reisearrangements weltweit. Verwaltung von Kommunikation, Akten und vertraulichen Briefings für die Geschäftsführung. Planung und Unterstützung internationaler Veranstaltungen und Compliance‑Prozesse.
✅ Hauptvoraussetzungen:	Mind. 8 Jahre Erfahrung in Executive Support / Assistenz. Sichere MS‑Office‑Kenntnisse und Erfahrung mit Concur/SRM/EZ‑AP/SpoDOM. Exzellente Kommunikations-, Organisations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
🏭 Branche:	Healthcare

Über das Unternehmen

Siemens Healthineers ist ein weltweit führendes Medizintechnikunternehmen mit mehr als 72.000 Mitarbeitenden in über 70 Ländern. Das Unternehmen treibt Innovationen in der Gesundheitsversorgung voran und entwickelt Technologien und Dienstleistungen, die klinische Entscheidungen und Behandlungspfade unterstützen.

Als international ausgerichtetes, vielfältiges und inklusives Unternehmen bietet Siemens Healthineers eine kooperative Arbeitsumgebung, in der berufliche Entwicklung und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben gefördert werden.

Aufgaben

• Terminplanung und Koordination komplexer Meetings über mehrere Zeitzonen hinweg.
• Organisation sämtlicher Reiseplanung (national & international) sowie Abrechnung von Reisekosten und Spesen.
• Beantragung von Visa und Sicherstellung aller Reisevoraussetzungen (Impfungen, Grenzbestimmungen).
• Überwachung von E-Mail- und Telefonkommunikation, Screening und Weiterleitung von Anfragen.
• Pflege und Organisation papierbasierter und elektronischer Akten sowie gemeinsamer Laufwerke/Microsoft Teams.
• Erstellung, Bearbeitung und Zusammenfassung komplexer Memos, Berichte und vertraulicher Dokumente.
• Planung und Unterstützung internationaler Veranstaltungen einschließlich Visa- und Reiseunterstützung für Gäste und Partner sowie Einhaltung interner Compliance‑Prozesse (SpoDOM).
• Teilnahme an firmeninternen Veranstaltungen zur administrativen Unterstützung und Zusammenarbeit mit anderen Executive Assistants.
• Verfassen und Versenden von Kommunikation an Gesetzgeber, Behörden und Branchenverbände.
• Vorbereitung administrativer Teile politischer Briefings und Zusammenstellung von Briefing-Unterlagen für große Veranstaltungen (z. B. UNGA).
• Mitwirkung an speziellen Abteilungsprojekten und gelegentliche Kontaktpflege zu Büros globaler Amtsträger bezüglich Terminabstimmung.

Voraussetzungen

• Mindestens 8 Jahre Erfahrung in der Assistenz bzw. Executive Support.
• Versierter Umgang mit MS Office; Erfahrung mit SRM, Concur, EZ-AP und SpoDOM von Vorteil.
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie exzellente Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten und Fähigkeit zum Aufbau von Stakeholder-Beziehungen.
• Starke Problemlöse- und Planungsfähigkeiten; Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten.
• Kenntnisse gängiger Büroprozesse und -abläufe sowie Verhalten bei vertraulichen Informationen.
• Associate- oder Bachelorabschluss oder 1–2 Jahre berufliche/technische Ausbildung; ggf. spezialisierte Zertifizierungen erforderlich.

Benefits

• Krankenversicherung (medical insurance)
• Zahn- und Sehhilfeversicherung (dental & vision)
• Altersvorsorge/401(k)
• Leben-, Kurzzeit- und Langzeitinvaliditätsversicherung
• Bezahlte Freistellungen: Urlaub sowie Krankheits- und Sicherheitszeit
• Bezuschusste Parkmöglichkeiten / öffentliche Verkehrsmittel