AlphaSense: People Operations Coordinator – Global

Über das Unternehmen

AlphaSense ist ein globales Unternehmen mit Hauptsitz in den Vereinigten Staaten und bietet eine Plattform für Marktforschung und Unternehmensinformationen. Weitere Informationen: https://www.alpha-sense.com/

AlphaSense legt Wert auf Chancengleichheit, ein unterstützendes Arbeitsumfeld und bietet angemessene Vorkehrungen für Mitarbeitende mit Behinderungen. Das Unternehmen informiert Bewerber außerdem über betrügerische Stellenanzeigen und betont, dass offizielle Kommunikation von @alpha-sense.com-Adressen erfolgt.

Aufgaben

• Erster Ansprechpartner für People Operations-Anfragen über Jira-Tickets, E-Mail und andere Kanäle; Einhaltung von Service-Level-Agreements.
• Tier‑1-Support des People-Teams: Beantwortung von Mitarbeiterfragen, Benutzerunterstützung für People-Systeme, Aufnahme von Beschwerden/Personalangelegenheiten, Bestätigungen von Beschäftigungsverhältnissen.
• Escalation von komplexen (Tier‑2) Fällen an zuständige People-Operations-Mitglieder oder fachübergreifende Partner.
• Durchführung von Onboarding-Aufgaben im HCM: Sicherstellung der Datenqualität, Abgleich mit dem Applicant-Tracking-System, Kommunikation mit neuen Mitarbeitenden und Terminierung von Orientierungs-Sitzungen.
• Pflege der Integrität von HCM- und Drittanbietersystemen (z. B. lokale Payroll-Anbieter, globale Mobility-Tools) durch korrekte und zeitnahe Datenverarbeitung.
• Erstellung neuer Job-Requisitionen und ggf. Positionen im HCM in Abstimmung mit People Business Partners, Finance, Talent Acquisition und Hiring Managern.
• Durchführung von Offboarding-Aufgaben: Verarbeitung von Beendigungen in HCM und Drittanbietersystemen, Koordination mit IT und anderen Abteilungen sowie Kommunikation mit ausscheidenden Mitarbeitenden.
• Sicherstellung des Schutzes vertraulicher Informationen durch geeignete Kontrollen und Diskretion.
• Unterstützung bei Compliance-Reporting und Audits (z. B. Leistungs-, Behördenmeldungen, Ad-hoc-Reports).
• Pflege und Organisation von Mitarbeiterakten zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen.
• Mitarbeit bei People‑Team-Initiativen wie Gehaltsüberprüfungen, Leistungszyklen, Handbuch-/Policy‑Einführungen und jährlichen Schulungen.

Voraussetzungen

• 1–3+ Jahre Erfahrung in administrativer HR-Unterstützung.
• Mindestens 1 Jahr Erfahrung mit Workday oder vergleichbarem HCM-System.
• Mindestens 1 Jahr Erfahrung mit Ticketing-Tools (idealerweise Jira).
• Gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse zur klaren Kommunikation HR‑bezogener Informationen.
• Von Vorteil: internationale Erfahrung bzw. Unterstützung von Regionen wie Nordamerika und EMEA.
• Vertrautheit mit Excel/Google Sheets (Filter, SVERWEIS, Formeln von Vorteil).
• Starke Organisationsfähigkeiten, Detailorientierung und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld selbstständig zu arbeiten.
• Proaktive Problemlösungsfähigkeiten und eigenständiges Arbeiten.

Benefits

• Chancengleichheit und inklusives Arbeitsumfeld.
• Angemessene Vorkehrungen für Mitarbeitende mit Behinderungen.
• Mitarbeit an globalen HR‑Initiativen und Möglichkeit zur internationalen Zusammenarbeit (NA & EMEA).
• Teilnahme an jährlichen Trainings und Weiterbildungsmaßnahmen.
• Klare Sicherheits- und Rekrutierungsrichtlinien zum Schutz vor Betrugsversuchen.