Zapier Alternative 2026: 6 Automatisierungs-Tools für Remote-Teams

Zapier ist seit Jahren das Standard-Tool für Workflow-Automatisierung, aber viele Remote-Teams stoßen an seine Grenzen. Die task-basierte Abrechnung wird bei wachsendem Automationsvolumen teuer, Team-Pläne kosten deutlich mehr als Einzelnutzer-Zugänge, und KI-native Funktionen fehlen auf den meisten bezahlbaren Plänen. Tools wie Make, n8n und Relay.app haben sich als vollwertige Zapier-Alternativen etabliert, oft zu einem Bruchteil der Kosten.

Dieser Artikel stellt die sechs besten Zapier-Alternativen für Remote-Teams vor. Alle Preise stammen von den offiziellen Preisseiten und wurden am 4. Mai 2026 verifiziert. Für jedes Tool gibt es eine klare Empfehlung, für welche Team-Konstellation es am besten passt.

Das Wichtigste auf einen Blick

Make ist für die meisten Remote-Teams die stärkste Zapier-Alternative: günstiger, mit unbegrenzten Nutzern auf allen Plänen und über 3.000 Integrationen. n8n ist die beste Wahl bei DSGVO-Anforderungen, Power Automate wenn dein Team vollständig auf Microsoft 365 setzt. Die folgende Tabelle gibt den vollständigen Überblick.

Warum wechseln Remote-Teams von Zapier?

Remote-Teams verlassen Zapier vor allem wegen der Kosten und der Einschränkungen bei Team-Zugängen. Zapiers task-basierte Abrechnung bedeutet: Jede Aktion in einem Workflow kostet einen Task. Bei einfachen Zwei-Schritt-Automationen bleibt das überschaubar, bei komplexeren Workflows mit Filtern, Schleifen und mehreren Aktionen läuft das Budget schnell aus.

Hinzu kommt, dass Team-Pläne bei Zapier deutlich teurer sind als Einzelnutzer-Optionen. Remote-Teams mit mehreren Mitarbeitern, die auf dieselben Workflows zugreifen müssen, zahlen pro zusätzlichem Nutzer. Alternativen wie Make bieten unbegrenzte Nutzer bereits im Basisplan für $9/Mo, was bei wachsenden Teams einen erheblichen Kostenvorteil bedeutet.

Ein weiterer Punkt: Zapiers KI-Funktionen sind auf günstigeren Plänen stark eingeschränkt. KI-native Automatisierungsplattformen wie Relay.app integrieren LLM-Fähigkeiten direkt in den Workflow-Builder, ohne separate API-Kosten.

Die häufigsten Wechselgründe für Remote-Teams:

• Task-Limits werden bei wachsendem Automationsvolumen schnell zu eng
• Mehrere Teammitglieder bedeuten bei Zapier höhere Plan-Kosten
• Komplexe Workflows mit Schleifen, Bedingungen oder Unterszenarien sind schwer umzusetzen
• KI-native Funktionen fehlen auf bezahlbaren Plänen
• Datenschutzanforderungen (DSGVO) erfordern Self-Hosting oder europäische Server

Worauf du bei einer Zapier-Alternative achten solltest

Fünf Kriterien entscheiden, welche Zapier-Alternative zu einem Remote-Team passt. Die Gewichtung hängt davon ab, ob das Team technisch versiert ist, auf welchem Tool-Stack es aufbaut und wie groß das Automationsvolumen ist.

1. Anzahl der Integrationen: Make bietet über 3.000 App-Verbindungen, n8n über 400 native Integrationen plus eigene Custom-Nodes. Für Teams, die spezialisierte B2B-Tools nutzen, ist die Integrationsliste entscheidend.
2. Preismodell: Zapier rechnet pro Task ab. Make rechnet pro Operation. n8n (Self-Hosted) rechnet gar nicht ab. Das Preismodell hat bei wachsendem Volumen großen Einfluss auf die monatlichen Gesamtkosten.
3. Team-Features: Können mehrere Nutzer Workflows teilen, bearbeiten und gemeinsam verwalten? Make erlaubt unbegrenzte Nutzer auf allen Plänen. Relay.app bietet im Team-Plan geteilte Workflows und Verbindungen für bis zu zehn Personen.
4. KI-Unterstützung: Relay.app baut KI direkt in den Workflow-Builder ein. Make unterstützt MCP-Server für KI-Tool-Anbindungen. n8n bietet LLM-Nodes. Für Teams mit KI-Automatisierungsplänen ist das ein relevanter Unterschied.
5. Datenschutz und Self-Hosting: Für Teams in Deutschland oder mit DSGVO-kritischen Prozessen ist n8n die stärkste Option: Die Community Edition ist kostenlos, self-hosted und ohne externe Datenverarbeitung betreibbar.

Die 6 besten Zapier-Alternativen für Remote-Teams

Alle folgenden Tools wurden auf aktive Domains geprüft, die Preise von offiziellen Preisseiten verifiziert.

1. Make – Die flexibelste Zapier-Alternative

Make (früher Integromat) ist für die meisten Remote-Teams die beste Zapier-Alternative. Der Core-Plan kostet $9/Mo für 10.000 Operationen, erlaubt unbegrenzte Nutzer und unterstützt über 3.000 Integrationen. Damit ist Make in fast jeder Dimension günstiger und leistungsfähiger als vergleichbare Zapier-Pläne.

Der visuelle Workflow-Builder arbeitet mit einem Szenario-Modell: Apps werden grafisch miteinander verbunden, Bedingungen und Schleifen lassen sich intuitiv einrichten. Du siehst dabei in Echtzeit, wie Daten durch deinen Workflow fließen. Für Teams ist besonders relevant, dass Szenarien geteilt und gemeinsam bearbeitet werden können. Der Teams-Plan für $29/Mo bietet zusätzlich Rollen und Template-Sharing. Make unterstützt außerdem MCP-Server, was die direkte Anbindung von KI-Modellen in Workflows ermöglicht.

Ein wichtiger Aspekt für Remote-Teams: Make zählt Trigger-Schritte, Filter und Formatter bei vielen Szenarien nicht als Operationen. Das reduziert den tatsächlichen Operationsverbrauch im Vergleich zu Zapier, wo ähnliche Schritte als Tasks zählen.

Preise: Kostenlos (1.000 Operationen/Mo, unbegrenzte Nutzer), Core $9/Mo (10.000 ops), Pro $16/Mo, Teams $29/Mo

Vorteile:

• Unbegrenzte Nutzer auf allen Plänen, inklusive kostenlosem Plan
• Günstigster Einstieg für Teams mit echten Automatisierungsbedürfnissen
• 3.000+ Integrationen — eine der größten verfügbaren Bibliotheken
• Komplexe Workflows mit Schleifen, Iteratoren und Aggregatoren möglich
• MCP-Server-Support für KI-Tool-Anbindungen
• Umfangreiche Video-Tutorials und Community-Ressourcen

Nachteile:

• Lernkurve steiler als bei Zapier, besonders für komplexe Szenarien
• Oberfläche wirkt für Einsteiger anfangs unübersichtlich
• Kein Self-Hosting (reine Cloud-Lösung)

Empfehlung: Make ist die beste Zapier-Alternative für Remote-Teams, die mehr Automatisierungstiefe bei deutlich geringerem Budget suchen. Besonders für Teams mit 5–50 Personen ist das operations- statt nutzerbasierte Preismodell ein konkreter Vorteil.

2. n8n – Open-Source für technische Remote-Teams

n8n ist die stärkste Zapier-Alternative für Teams, die Datensouveränität über Benutzerfreundlichkeit stellen. Die Community Edition ist kostenlos, open-source und lässt sich auf eigenen Servern betreiben. Auf Self-Hosted-Instanzen gibt es keine Execution-Limits und keine operationsbasierten Gebühren.

Das Cloud-Angebot startet bei €20/Mo (Starter, 2.500 Executions, unbegrenzte Schritte pro Execution) und €50/Mo (Pro, 10.000 Executions). Ein wichtiger Vorteil gegenüber Zapier: n8n begrenzt nur die Anzahl der Executions pro Monat, nicht die Komplexität einzelner Workflows. Ein Szenario mit 50 Schritten kostet genauso eine Execution wie eines mit fünf Schritten.

n8n unterstützt über 400 native Integrationen und ermöglicht Custom-Nodes per JavaScript. Der visuelle Editor ist auf technische Nutzer ausgerichtet. Alle Cloud-Pläne erlauben unbegrenzte Nutzer.

Preise: Community kostenlos (Self-Hosted), Starter €20/Mo (Cloud, 2.500 Executions, unbegrenzte Schritte), Pro €50/Mo (10.000 Executions)

Vorteile:

• DSGVO-konform durch Self-Hosting auf eigenen Servern
• Keine Execution-Limits auf Self-Hosted-Instanz
• Unbegrenzte Schritte pro Execution auf Cloud-Plänen
• Keine Nutzerlimits auf Cloud-Plänen
• Community-Templates für schnellen Einstieg
• Code-Flexibilität durch Custom-Nodes in JavaScript

Nachteile:

• Self-Hosting erfordert technisches Know-how und eigene Infrastruktur
• Hosting-Infrastruktur verursacht laufende Kosten
• Oberfläche weniger poliert als kommerzielle Alternativen

Empfehlung: n8n ist die richtige Zapier-Alternative für technische Remote-Teams und Entwickler, die Datenkontrolle priorisieren oder sehr hohes Automationsvolumen bei niedrigen Kosten brauchen.

3. Microsoft Power Automate – Für Microsoft-365-Teams

Microsoft Power Automate ist die stärkste Zapier-Alternative für Remote-Teams, die täglich mit Microsoft 365 arbeiten. Die Integration in Teams, SharePoint, Outlook, OneDrive und Excel ist nativ und tief. Workflows lassen sich direkt aus Microsoft Teams oder SharePoint heraus starten, ohne API-Konfiguration.

Das Tool bietet Cloud-Flows für App-zu-App-Automatisierungen (vergleichbar mit Zapier) und Desktop-Flows für Windows-RPA. Für die meisten Remote-Teams sind Cloud-Flows ausreichend. Der Premium-Plan ist per Nutzer lizenziert: $15/Nutzer/Mo bei jährlicher Abrechnung. Bei großen Teams kann das teurer werden als operationsbasierte Modelle, bei M365-Enterprise-Abos sind Grundfunktionen oft bereits enthalten.

Preise: Premium $15/Nutzer/Mo (jährliche Abrechnung); Grundfunktionen in manchen M365-Enterprise-Plänen inklusive

Vorteile:

• Nahtlose Integration mit dem gesamten Microsoft-365-Stack
• In vielen M365-Enterprise-Abos teilweise inklusive
• Enterprise-Sicherheitsstandards und Compliance-Zertifizierungen out of the box
• Direkte Verbindung zu SharePoint-Listen, Outlook-Ordnern und Teams-Kanälen

Nachteile:

• Außerhalb des Microsoft-Ökosystems deutlich eingeschränkter als Make oder n8n
• Lernkurve bei der Power-Platform-Architektur ist steil
• Per-User-Pricing wird bei wachsenden Teams teurer als operationsbasierte Modelle

Empfehlung: Power Automate ist die logische Zapier-Alternative, wenn dein Remote-Team vollständig auf Microsoft 365 aufbaut. Für Teams mit gemischtem Tool-Stack ist Make oder n8n die bessere Wahl.

4. Relay.app – KI-native Workflows für moderne Teams

Relay.app ist die beste Zapier-Alternative für Remote-Teams, die KI-Automatisierung ohne technischen Overhead einsetzen wollen. Das Tool verfolgt einen KI-first-Ansatz: Workflows können in natürlicher Sprache beschrieben werden, ein KI-Assistent schlägt Schritte vor und ergänzt Logik. AI-Credits sind in allen Plänen inklusive — du brauchst keine eigenen API-Schlüssel für LLM-basierte Automatisierungen.

Der Team-Plan für $59/Mo erlaubt bis zu zehn Nutzer mit geteilten Workflows und geteilten Verbindungen. Das ist besonders nützlich für Remote-Teams: Keine doppelte Einrichtung von Integrationen, alle Workflows zentral verwaltbar. Die Plattform unterstützt über 200 Integrationen.

Preise: Kostenlos (200 Steps/Mo, 1 Nutzer), Professional $19/Mo (750 Steps, 1 Nutzer), Team $59/Mo (1.500 Steps, 10 Nutzer)

Vorteile:

• KI-Assistent direkt im Workflow-Builder, keine separate Konfiguration
• AI-Credits inklusive, keine eigenen LLM-API-Schlüssel nötig
• Team-Sharing für geteilte Workflows und Verbindungen
• Moderne, übersichtliche Benutzeroberfläche

Nachteile:

• Noch junge Plattform mit weniger Integrationen als Make (200+ vs. 3.000+)
• Step-Limits auf günstigeren Plänen relativ niedrig für hohe Automationsvolumen

Empfehlung: Relay.app ist die richtige Wahl für moderne Remote-Teams, die KI-Automatisierung direkt nutzen wollen, ohne eigene API-Schlüssel zu verwalten oder technische Infrastruktur aufzusetzen.

5. IFTTT – Einfache Automatisierungen für Einsteiger

IFTTT (If This Then That) ist das einfachste und günstigste Tool in dieser Liste. Das Prinzip: Ein Trigger in App A löst eine Aktion in App B aus. Für persönliche Produktivitätsautomationen, das automatische Speichern von Social-Media-Posts oder einfache Benachrichtigungs-Workflows funktioniert IFTTT zuverlässig. Die iOS- und Android-Apps sind ausgereift und stabil.

IFTTT ist für komplexe mehrstufige Business-Workflows nicht geeignet. Bedingte Logik, Schleifen oder Unterszenarien gibt es nicht. Das Tool eignet sich für Einzelpersonen und sehr kleine Teams, die ohne Lernkurve mit einfacher Automatisierung starten wollen. Die breite Unterstützung für Consumer-Apps und Smart-Home-Dienste hebt IFTTT von Business-orientierten Alternativen ab.

Preise: Kostenlos (2 Applets), Pro $3,99/Mo (unbegrenzte Applets), Pro+ $11,99/Mo (erweiterte Filter und Queries)

Vorteile:

• Einsteigerfreundlichste Option in dieser Liste
• Günstigster bezahlter Plan aller verglichenen Tools ($3,99/Mo)
• Stabile iOS- und Android-Apps
• 700+ Integrationen, besonders stark bei Consumer-Apps und Smart-Home

Nachteile:

• Keine mehrstufigen oder bedingten Workflows
• Keine echten Team-Funktionen für kollaboratives Workflow-Management
• Für Business-Prozesse mit mehreren Schritten nicht geeignet

Empfehlung: IFTTT ist für Einzelpersonen und sehr kleine Remote-Teams die günstigste Option, wenn die Automationsbedürfnisse einfach bleiben. Für mehrstufige Business-Workflows ist Make oder Relay.app die bessere Wahl.

6. Workato – Für Enterprise-Remote-Teams

Workato ist eine Enterprise-Automatisierungsplattform für Remote-Teams mit komplexen, skalierbaren Business-Prozessen. Das Tool unterstützt benutzerdefinierten Code, rollenbasierte Zugriffssteuerung und unternehmenstaugliche Sicherheitsstandards. MCP-Server-Support ist integriert. Bekannte Enterprise-Kunden sind Adobe, Zendesk und Booking.com.

Workato bietet keinen Self-Service-Zugang und keine veröffentlichten Preislisten. Der Einstieg erfolgt über Anfragen und individuelle Angebote. Das macht das Tool für kleine und mittlere Remote-Teams ungeeignet, ist aber für Großunternehmen mit komplexen Integrationsanforderungen eine skalierbare Lösung. Workato unterstützt über 1.200 Verbindungen, inklusive Enterprise-Systeme wie SAP, Salesforce und Workday.

Preise: Individuelle Preisgestaltung (Anfrage erforderlich, kein Self-Service)

Vorteile:

• Enterprise-Sicherheit und Compliance out of the box
• Rollenbasierte Zugriffssteuerung für verteilte Remote-Teams
• Skalierbar für sehr hohe Transaktionsvolumen
• MCP-Server-Support für KI-Anbindungen
• 1.200+ Integrationen, stark bei Enterprise-Systemen

Nachteile:

• Kein Self-Service, kein direkter Testzugang
• Preise nicht öffentlich, Einstieg aufwendig
• Für KMU und kleine Remote-Teams nicht geeignet

Empfehlung: Workato ist ausschließlich für große Remote-Organisationen relevant, die Enterprise-Automatisierung mit professionellem Support und Compliance-Garantien brauchen.

Zapier vs. Alternativen: Direkter Vergleich

Die folgende Tabelle vergleicht alle sechs Zapier-Alternativen und Zapier selbst auf den für Remote-Teams wichtigsten Dimensionen.

Welche Zapier-Alternative passt zu deinem Team?

Die richtige Zapier-Alternative hängt von drei Faktoren ab: Teamgröße, technischem Know-how und bevorzugtem Tool-Stack. Diese fünf Szenarien helfen bei der Entscheidung.

• Budget-bewusstes Remote-Team (5–50 Personen): Make ist die erste Wahl. $9/Mo für 10.000 Operationen mit unbegrenzten Nutzern übertrifft Zapier preislich klar. Die Lernkurve lohnt sich, sobald mehr als 2–3 Workflows regelmäßig laufen.
• Technisches Team mit DSGVO-Anforderungen: n8n mit Self-Hosting. Die Community Edition ist kostenlos, die Daten verlassen nie den eigenen Server, und bei hohem Automationsvolumen gibt es keine laufenden Kosten.
• Microsoft-365-zentriertes Team: Microsoft Power Automate. Wenn SharePoint, Teams und Outlook die täglichen Arbeitswerkzeuge sind, ist kein separates Tool-Abo nötig. Die Integration ist nativ und tief.
• Kleines Team mit KI-Automatisierungszielen: Relay.app. AI-Credits sind inklusive, der KI-Assistent hilft beim Aufbau von Workflows, und kein technisches Setup ist nötig.
• Einzelpersonen oder sehr kleine Teams: IFTTT Pro für $3,99/Mo. Die günstigste Option für einfache, zuverlässige Trigger-Automationen zwischen Consumer-Apps.

Wenn du neben Automatisierungstools auch Notion-Alternativen für dein Remote-Team suchst oder überlegst, welche ChatGPT-Alternativen für euren KI-Workflow passen, findest du auf remote-job.net weitere Vergleiche für Remote-Tools.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die beste kostenlose Zapier-Alternative?

Make ist die beste kostenlose Zapier-Alternative für Teams: 1.000 Operationen pro Monat, unbegrenzte Nutzer und aktive Szenarien auf dem kostenlosen Plan. Für technische Teams mit eigenem Server ist n8n Community Edition die leistungsfähigere Option ohne jegliche Betriebslimits.

Kann ich meine Zapier-Workflows zu Make migrieren?

Eine automatische Migration gibt es nicht, aber Make bietet für alle gängigen Zapier-Integrationen äquivalente Module. Die meisten Workflows lassen sich manuell nachbauen, da Make dieselben Apps unterstützt. Make stellt Migrationsleitfäden und Video-Tutorials bereit, die den Umstieg Schritt für Schritt erklären.

Welche Zapier-Alternative eignet sich am besten für kleine Remote-Teams?

Make ist für kleine Remote-Teams mit 2 bis 20 Personen die beste Option: günstig, mächtig und mit unbegrenzten Nutzern auf allen Plänen. Relay.app ist die bessere Wahl, wenn das Team KI-Automatisierung einsetzen will, ohne technisches Know-how vorauszusetzen.

Ist Make wirklich günstiger als Zapier?

Ja, Make ist für die meisten Teams deutlich günstiger als Zapier. Der Core-Plan kostet $9 pro Monat für 10.000 Operationen mit unbegrenzten Nutzern. Zapier rechnet pro Task ab und verlangt für Team-Pläne mit vergleichbarem Funktionsumfang erheblich mehr. Bei komplexen Workflows mit mehreren Schritten ist der Kostenvorteil von Make besonders deutlich, weil Make viele Zwischenschritte nicht als Operationen zählt.

Brauche ich für n8n technisches Know-how?

Für die Self-Hosted-Version ja. Du brauchst grundlegende Serverkenntnisse, um n8n zu installieren, zu betreiben und zu aktualisieren. Die Cloud-Version (Starter ab €20/Mo) ist deutlich zugänglicher und erfordert keine Infrastrukturkenntnisse, bleibt aber in der Bedienung technischer als Zapier oder Make. Für nicht-technische Teams ist Relay.app oder Make die bessere Wahl.